Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденное Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение N 373-П).
На какие цели можно выдать наличные денежные средства под отчет?
Согласно п. 1.1 Положения N 373-П нормы документа распространяются на юридических лиц, которые ведут бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Банка России). Кроме того, действие документа распространяется на юридических лиц, перешедших на УСНО, и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
До 2012 г. цели, на которые организации могли расходовать денежные средства путем выдачи их под отчет, были указаны в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Напомним, что данный пункт предписывал учреждениям выдавать средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
В соответствии с п. 4.1 Положения N 373-П наличные денежные средства можно выдавать под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности. Однако данная норма не означает, что учреждение вправе тратить наличную выручку на что угодно.
Перечень целей, на которые можно направлять наличные средства, приведен в Указании Банка России от 20.06.2007 N 1843-У. В соответствии с данным документом поступившую в кассу наличную выручку можно расходовать:
- на выдачу заработной платы, осуществление иных выплат работникам (в том числе социального характера);
- на выплату стипендий;
- на оплату командировочных расходов;
- на оплату товаров, работ и услуг;
- на возврат ранее полученных наличных средств в оплату товаров, работ и услуг.
Таким образом, цели, на которые можно выдать денежные средства под отчет, в принципе остались теми же: это командировочные и хозяйственно-операционные расходы.
Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:
- неправильно написать название организации;
- не проставить или написать неправильно дату составления документа;
- не указать регистрационный номер;
- не написать компенсируемую сумму прописью;
- неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
- не указать должность;
- не указать ответственное лицо;
- внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
- написать текст неразборчивым почерком;
- сделать много исправлений в документе;
- сделать орфографические ошибки;
- неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
- искусственно состарить документ;
- затереть ластиком текст.
В течение какого времени следует удержать с подотчетного лица не израсходованную им сумму, за которую оно не отчиталось?
Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, работодателю следует принять меры по ее взысканию. Статья 137 ТК РФ позволяет удержать невозвращенный аванс по подотчетным суммам из заработной платы работника, однако при этом следует учитывать, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ размер удержания не может быть более 20% при каждой выплате заработной платы. Обратите внимание, что установленные размеры удержаний (50 и 70%) применяются при исполнительном производстве при наличии исполнительного листа (ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).
Решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, предусмотренного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
Если же работодатель пропустил месячный срок или работник отказался вернуть долг добровольно, взыскать задолженность можно в судебном порядке, воспользовавшись правом, предоставленным ст. ст. 248, 392 ТК РФ.
Пример 3. Воспользуемся условиями примера 2. Предположим, что работник не вернул остаток аванса в сумме 1000 руб. Заработная плата работника за месяц за вычетом НДФЛ составила 25 000 руб. По распоряжению руководителя и при согласии самого работника производится удержание невозвращенной суммы из его заработной платы.
Представление авансового отчета
По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1).
Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим дням№ 3210-У. А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
3. Порядок отчета по подотчетным суммам.
3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).
Когда оформляется авансовый отчет
Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.
Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.
Если ваш сотрудник, получив средства в подотчет, не отчитался, то такая выплата считается его доходом. Нужно ли облагать ее НДФЛ разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по налогам.
Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.
Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.
Момент предоставления субсидии (Варушкин Н.А.)
Право на субсидии получили индивидуальные предприниматели. В первый пункт было включено условие о целях предоставления субсидии («возмещение затрат или недополученных доходов»), а также предусмотрено положение о безвозмездности и безвозвратности субсидий. Также статья была дополнена новым пунктом, содержащим обязательные требования к законодательным актам, регулирующим предоставление субсидий (пункт 3 статьи 78 БК РФ).При этом следует отметить, что определения понятий «субсидия», «субвенция» и «дотация» были исключены из списка понятий и терминов, применяемых в БК РФ.В июле 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона N 181-ФЗ «О внесении изменений в статьи 78 и 78.1 БК РФ в части предоставления грантов» цели предоставления субсидий, указанные в пункте 1 статьи 78 БК РФ, были скорректированы, и вместо «возмещения затрат или недополученных доходов» целью субсидии стало «возмещение
Рекомендуем прочесть: Реновация хрущевок в московском районе улица варшавская 45 кор 3
Существующие ограничения
В соответствии с п. 2 указаниями ЦБ РФ № 3073 выручка, находящаяся в кассе, не может быть использована для компенсации понесенных затрат работнику. Это связано с тем, что она не подходит ни в одну из установленных категорий. Ряд бухгалтеров, нарушая предписания регулятора, относят эти расходы к статье «выдача под отчет». Это неправильно, так как деньги возвращаются сотруднику после покупок. Другая статья «оплата товаров, услуг, работ» тоже не может быть применена, поскольку она распространяется на взаимоотношения между организацией и поставщиком.
Отдельно остановимся на сумме сделки за счет личных средств. В соответствии с указанием ЦБ РФ она не должна превышать 100 тысяч рублей, то есть здесь действует правило, применимое для расчетов между юридическим лицом и ИП.
Возмещение личных расходов сотруднику
В настоящее время размер суточных установлен в размере 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграницы. Обращаем внимание, что организация вправе установить размер как меньше так и больше установленных сумм. Вопрос в дополнительных налогах с суточных, так при превышении данных сумм будет взиматься налог на доходы с сотрудника.
Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хозяйственные нужды, — например, закупку материалов, запасных частей, оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно ограничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия).
Вопрос Добрый, день! Вопрос о подотчетных суммах. Обычно у нас авансовые отчеты на директора оформляются. В июле сотрудник со своей карты покупал канцтовары. Нужно ли приказ или оформить авансовый отчет? Ответ Если сотрудник оплатил канцтовары со своих денежных средств, тогда авансовый отчет составлять не нужно.
Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хозяйственные нужды, — например, закупку материалов, запасных частей, оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно ограничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия).
При этом работодатель должен помнить, что за несвоевременное выполнение обязательств работник может претендовать на возмещение убытков (ст.395 ГК РФ). Как именно осуществляется выдача? Возмещение денег подотчетному лицу осуществляется в том же порядке, что и выдача средств. Получить деньги можно через кассу предприятия.
Поэтому, если «первичка» выписана на имя сотрудника, безопаснее воспользоваться другим способом оформления операции — договором купли-продажи. Об этом — чуть ниже. А пока вернемся к компенсации на основании приказа руководителя — его можно оформить в произвольной форме.
Когда оформляется авансовый отчет
Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.
Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.
Если ваш сотрудник, получив средства в подотчет, не отчитался, то такая выплата считается его доходом. Нужно ли облагать ее НДФЛ разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по налогам.
Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.
Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.
Когда оформляется авансовый отчет
То есть действующий в настоящее время порядок предполагает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам фактически выданных им денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП).
Однако согласно п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к бухгалтерскому учету только при наличии на них подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.
В данной ситуации нужно исходить из вышеуказанного требования о возможности выдачи нового аванса только после погашения старого. Исключений из этого правила нет. Следовательно, так как работник не отчитался по авансу, полученному на приобретение запчастей, он сначала должен вернуть неизрасходованную сумму, а затем получить аванс на командировку.
Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм.
В каком размере можно взыскать ущерб?
По общему правилу материальная ответственность работника за причиненный работодателю ущерб ограничивается средним месячным заработком (ст. 241 ТК РФ).
Однако если законодательство разрешает заключать с конкретным работником договор о полной материальной ответственности и такой договор с работником был заключен, то взыскать с работника можно будет весь прямой действительный ущерб (ч. 1 ст. 242 ТК РФ).
Перечень работ и категорий работников, с которыми могут заключаться договоры о полной матответственности, приведены в Постановлении Минтруда от 31.12.2002 № 85.
Кроме этого, независимо от наличия или отсутствия договора о полной матответственности, ущерб с работника может быть взыскан в полной сумме, если такой ущерб причинен (ст. 243 ТК РФ):
- или умышленно;
- или в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
- или в результате преступных действий, установленных приговором суда;
- или в результате административного проступка, который установлен соответствующим государственным органом;
- или не при исполнении трудовых обязанностей.
Конечно, работодатель может полностью и частично простить работнику причиненный ущерб (ст. 240 ТК РФ).
При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.
Когда оформляется авансовый отчет
Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.
Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.
Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.
Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.
Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.
Как выдаются подотчетные средства
Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.
Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.
Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.
Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.
Трудовой кодекс: права и обязанности подотчетников
Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:
- распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет, – ст. 16–19 ТК РФ;
- определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии, – ст. 137 ТК РФ;
- устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника – ст. 138 ТК РФ;
- обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).
Подробности – в материале «Ст. 188 ТК РФ: вопросы и ответы».