Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как зарегистрировать онлайн‑кассу в налоговой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Несмотря на то, что у бизнесменов есть еще время, в течение которого разрешено использовать привычные кассовые аппараты, им придется подчиниться Федеральному закону от 03 июля 2016 года №290-ФЗ, который внес существенные новшества в Федеральный закон от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ, регулирующий применение контрольно-кассовой техники.
Как правильно зарегистрировать онлайн-кассу
Процедура регистрации кассовой техники нового образца регламентирована в статье 4.2. вышеупомянутого Федерального закона. Процедура «обкатана» со стороны ФНС и операторов фискальных данных. Закон разрешает выбрать для этого один из удобных предпринимателю способов.
- Заполнить заявление на регистрацию ККТ в бумажном варианте, подать документ в любой налоговый орган, а регистрационную карточку получить по месту регистрации фирмы (в «своей» территориальной налоговой).
- Подать заявление в электронной форме через личный кабинет ККТ на официальном сайте ФНС Российской Федерации. Для этого предпринимателям необходима усовершенствованная электронная подпись – КЭП, без которой никакие электронные документы не принимаются к рассмотрению. Эту КЭП так или иначе нужно будет оформить.
Основные моменты перехода на онлайн-кассу
Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.
Если вы решили приобрести новую кассовую технику, то проверьте, включена ли она в официальный реестр кассовых машин, разрешенных к применению в соответствии с новым законодательством. Данный реестр есть на сайте налоговой службы.
На сайте Налоговой службы также можно уточнить, подлежит ли модернизации определенная модель ККТ.
После того как вы определитесь с самой техникой, нужно приступить к регистрации новой или модернизированной ККТ. Также вам нужно будет выбрать оператора фискальных данных (ОФД), на которого возложена функция по передаче данных с онлайн-кассы в налоговый орган. Список ОФД также присутствует на сайте ФНС.
Интернет-регистрация в налоговой
Постановка на учет кассы включает несколько стадий. Сначала на сайте ФНС представитель компании или непосредственно ИП заполняет заявление и ставит подпись (КЭП). Если у него нет квалифицированной подписи, ее придется заказать. После этого налоговая проверяет внесенные в заявление сведения, сверяя их с реестром юридических лиц и предпринимателей. Кроме того, инспекция изучает реестр кассовой техники и фискальных носителей (ФН). После проверки кассовой технике назначается регистрационный номер.
Затем проводится фискализация. В аппарат вводятся: присвоенный номер, сведения об операторе ФД, владельце устройства. Сделать это может как сам предприниматель, так и специальные организации. Последний вариант удобнее, поскольку позволяет уберечься от ошибок и возможной смены фискального накопителя. Далее нужно проверить параметры, чтобы уточнить, насколько корректно работает ФН. На финальной стадии налоговая выдает карточку регистрации кассового аппарата. На документе обязательно должна быть электронная подпись ФНС.
Рассмотрим каждый шаг подробнее.
Кому не нужен ККТ для ИП
Предприниматели, получающие оплату за свои товары и услуги от юридических лиц безналичным переводом на счёт, освобождены от применения кассовой техники.
Также онлайн-касса не понадобится тем, кто перешёл на режим «Налог на профессиональный доход» — другими словами, зарегистрировался как самозанятый.
От применения кассового аппарата для ИП освобождены некоторые сферы предпринимательской деятельности:
- продажа бумажных газет и журналов в киосках;
- питание в образовательных учреждениях;
- реализация мороженого или разливных напитков в киосках;
- продажа билетов и абонементов в государственные театры (с рук или лотка);
- торговля без оборудованного прилавка на рынках или в общественных местах;
- услуги, которые оказываются внутри государственных библиотек;
- бытовые услуги: ремонт обуви, изготовление ключей, сдача собственности в аренду, работа носильщика, услуги няни и сиделки;
- продажа бахил в розницу и др.
Часть предпринимателей вправе подтверждать расчёты с покупателями документом с реквизитами и данными о продаже, заменяющим кассовый чек:
- некоторые ИП на патенте (перечислены во 2 статье 54-ФЗ);
- предприниматели, которые ведут деятельность в регионе из перечня отдалённых или труднодоступных местностей.
Перерегистрация кассы
Иногда пользователю онлайн-кассы необходимо заново пройти процедуру регистрации.
Существует несколько причин для этого:
- Изменение данных в карточке регистрации ККТ (адрес установки, данные о собственнике и т.д.). В этом случае нужно поменять настройки кассы и перерегистрировать её в ФНС. Замена накопителя не нужна. Максимальное количество перерегистраций с одним ФН — 12 раз, если вы превысили этот лимит, придётся покупать новый накопитель.
- Изменение данных, которые не были указаны в карточке. Эту процедуру можно сделать самостоятельно. Для этого достаточно обновить настройки кассы и сформировать отчёт о перерегистрации.
- Замена фискального накопителя. Если у ФН истёк срок эксплуатации, закончилась память или произошла поломка, придётся приобрести новый и заново пройти регистрацию в ФНС.
Где смотреть № фискального документа
Решив, где регистрировать кассовый аппарат (ККТ) для ИП или ООО, обратите внимание на порядковый номер чека — это и есть тот код, который требуется указать в окошке «Отчет…» в личном кабинете ФНС. Ну, а чтобы упростить вам задачу, мы в виде таблицы покажем, как же заполнять поля.
|
Строка |
Необходимая информация |
|
Фискальный признак |
ФПД или ПД, то есть 10 цифровых символов |
|
Дата и время |
Точная цифра до секунды |
|
Номер |
Порядковый № чека |
Попробуйте внести данные в предусмотренные для них графы, и убедитесь, что в этом нет ничего сложного. Все бланки и формы ФНС составляет именно таким образом, чтобы исключить случайные ошибки.
Перерегистрация онлайн-кассы
Перерегистрировать ККТ необходимо при каждом изменении сведений, которые указаны в регистрационной карточке — место проживания владельца, номера ФН (при его замене), при гарантийной замене кассового аппарата и т.д.
Есть два варианта перерегистрации ККТ:
- без замены ФН;
- с заменой ФН.
Регистрация кассового оборудования
Часто пользователи задаются вопросом, как зарегистрировать кассовый аппарат для ИП. Чтобы осуществить данную процедуру, необходимо обратиться в центр ТО (это специальные юридические лица, которые занимаются реализацией и обслуживанием кассовой техники). Для этого необходимо подготовить и предоставить следующий перечень документов:
- Заявление на регистрацию (в 2-х экземплярах);
- Журнал КМ-4 (созданный кассиром-операционистом);
- Журнал КМ-8 (где отмечены все вызовы специалистов, обслуживающих ККМ);
- Технический паспорт устройства вместе с эталонным образцом;
- Договор аренды или свидетельство о праве собственности помещения, где будет расположена касса;
- Специальная голографическая наклейка, которая подтверждает сервисное обслуживание.
Выше описаны общие правила, но как известно, всегда есть исключения. Причем именно по кассам их множество. Они представлены в статьи 2 закона 54-ФЗ от 22.05.2003. Мы сгруппировали такие случаи в Таблице 3.
| Освобождение от ККТ | Для кого действует | Чем регулируется (пункт статьи 2 закона 54-ФЗ) |
|---|---|---|
| По виду деятельности | Для всех, кто осуществляет эту деятельность | 1, 1.1, 2, 5, 6, 8-15 |
| По географическому расположению | Для всех, кто работает в отдаленных и труднодоступных местностях | 3 и 7 |
| По налоговому режиму | Для ИП на ПСН при определенной деятельности, для всех ИП на НПД | 2.1, 2.2 |
Новые инициативы по ККТ
Теперь о том, каких изменений ждать в сфере применения кассовой техники и к чему готовиться. Есть новшество, о котором нужно знать всем: с начала 2023 года ФНС возобновляет внеплановые проверки ККТ. В 2022 году они не проводились, поскольку действовал мораторий. Теперь же инспекция по своей инициативе или при поступлении жалобы от покупателя может вновь проверять бизнес на предмет применения кассовой техники.
Есть еще ряд новшеств, которые сейчас на стадии рассмотрения. Наиболее значимое — возможное введение обязанности применять ККТ при торговле на рынках (ярмарках). Законодатели говорят, что в этой сфере много нарушений, теневых операций и серых доходов. Фактически единственными, кто может не применять кассы, останутся сельхозпроизводители (плательщики ЕСХН), причем с существенными ограничениями. Однако пока процесс рассмотрения этого законопроекта, судя по всему, притормозили. Он принят только в первом чтении, хотя внесен в Госдуму еще в конце 2021 года.
На этом наша статья о том, кто может работать без кассовых аппаратов, завершена. Конечно, предусмотреть абсолютно все нюансы довольно трудно. Мы затронули лишь общие правила, поэтому вопрос о необходимости применения ККТ нужно детально разбирать в каждом конкретном случае.
В каких случаях самозанятому нужна касса
Новый налоговый режим законодательные органы создавали, чтобы вывести из тени доходы граждан, которые не могли зарегистрироваться в качестве индивидуальных предпринимателей. В 2019 году эксперимент завершился удачно и его действие расширили на все регионы Российской Федерации.
Одно из главных преимуществ режима самозанятости — минимальная отчётность. Плательщик НПД создаёт чек по каждой сделке и следит за тем, чтобы в электронных документах были правильные данные. Остальные операции выполняются в автоматическом режиме.
Самозанятый через приложение передаёт данные о своём обороте в Федеральную налоговую службу и в 10-12 числах получает уведомление о сумме накопившихся налогов. Если привязать к приложению банковскую карту и настроить списание платежей, больше ничего делать вручную не надо.
А вот у индивидуальных предпринимателей, которые продают товары в интернет-магазинах или оказывают услуги гражданам РФ и зарубежным заказчикам, больше проблем с отчётностью и налогами. Мало того, что сумма взносов в фонды каждый год растёт, так ещё и понадобится дополнительное оборудование.
Особенности работы с онлайн-кассой
Онлайн-касса — не просто терминал, который предприниматель устанавливает в точке продаж или у себя дома. Это важное звено деятельности, которое сильно влияет на успешную работу индивидуального предпринимателя или компании.
Например, если нарушить регламент создания и выдачи чеков, деятельность предпринимателя могут остановить на время разбирательства и наложить крупный штраф. Такие меры применяются к бизнесменам, которые допустили серьёзные правонарушения.
Для подключения онлайн-кассы обязательно нужен расчётный счёт, который в банке открывают только при наличии документов на регистрацию в качестве ИП, уставной документации ООО и других форм юридических лиц. Самозанятые могут открыть расчётный счёт, только если они совмещают НПД с ИП.
Онлайн-кассу необходимо зарегистрировать с использованием квалификационной электронной подписи (КЭП). Данные обычно передаются в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Если собираетесь открыть ИП, то без зарегистрированной ККТ осуществлять предпринимательскую деятельность не получится.
Штрафы за неправильное применение контрольно-кассового аппарата для ИП
Налоговая может оштрафовать предпринимателя за отсутствие ККТ или нарушение правил её использования. В законе установлены штрафы:
- за неприменение онлайн-касс — до 50% от незарегистрированного оборота (минимум 10 тысяч рублей). За повторное нарушение деятельность ИП будет приостановлена на 90 дней (если сумма расчетов превышает миллион рублей). Использование онлайн-кассы или ФН, которые не входят в реестр налоговой, тоже расценивается, как неприменение ККТ;
- за нарушение порядка использования или регистрации ККТ — до 3 000 рублей;
- за невыдачу чека покупателю — до 1 500 рублей;
- за нарушение сроков подачи документов в налоговую — до 3 тысяч рублей.
Преимущества заблаговременного перехода на онлайн-кассы
Несмотря на то, что у бизнесменов есть еще время, в течение которого разрешено использовать привычные кассовые аппараты, им придется подчиниться Федеральному закону от 03 июля 2016 года №290-ФЗ, который внес существенные новшества в Федеральный закон от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ, регулирующий применение контрольно-кассовой техники.
Почему этим вопросом лучше озаботиться заранее? Предприниматели, решившие модернизировать кассовый учет заблаговременно, получают следующие преимущества по сравнению со своими менее расторопными коллегами:
- «добровольный» период нововведений позволяет получить временную фору для подготовки, внедрения и налаживания новых систем и операций;
- в вопросе приобретения нужных моделей аппаратов еще нет ажиотажа;
- если срок службы очередных ЭКЛЗ подходит к концу, нет смысла покупать новые ленты, ведь их вскоре уже нельзя будет применять.
Требования к кассовым аппаратам
В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» требования к контрольно-кассовой технике, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством Российской Федерации.
Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники и применяемая пользователями при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, должна:
- иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
- обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
- обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- эксплуатироваться в фискальном режиме;
- регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт, в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- быть исправной;
- обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;
- соответствовать образцу, представленному в момент внесения сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;
- иметь паспорт установленного образца;
- иметь идентификационный знак установленного образца;
- иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;
- иметь знак «Сервисное обслуживание» установленного образца.