Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хороший ассистент — будущий руководитель». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами – дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно…
Какие вопросы вы должны задать работодателю в первые дни работы?
Все мы, так или иначе, хотя бы один раз в жизни проходили собеседование при приеме на работу. По этому поводу написано немало книг, в коих авторы рекомендуют использовать те или иные психологические приемы, учат читать язык жестов собеседника, грамотно презентовать себя, держать «марку» и т.д. Думаю, при желании все эти премудрости можно изучить. На этом мы останавливаться не будем. Предположим, вы прошли конкурсный отбор, уладили финансовую сторону вопроса, получили обещанный социальный пакет и уже завтра в накрахмаленной блузе вас ожидают в Компании Вашей Мечты в должности персонального ассистента (либо в иной должности с функциями личного помощника руководителя).
И теперь ваша очередь задавать работодателю вопросы, от ответов на которые зависит ваша обоюдная рабочая жизнь. Увы, о необходимости задавать вопросы на собеседовании и в первые дни работы ничего не пишут в вышеупомянутых брошюрах, буклетах, рекомендациях для соискателей. Именно поэтому я и предложу вашему вниманию некоторые из них.
Сразу оговорюсь, данные советы обобщены и носят исключительно рекомендательный характер. В связи с этим и применяться они должны в контексте конкретной профессии и конкретной должности – порой часть этих вопросов вашему будущему шефу вовсе бессмысленно задавать, ибо выполнение данных поручений просто не входит в ваши должностные обязанности.
Итак, при приеме на работу я бы предложила вам задать работодателю следующие блоки вопросов:
1. Тайм-менеджмент.
1.1. С какого времени руководитель планирует начинать свой рабочий день и рабочие встречи?
1.2. Есть ли константные рабочие встречи (например, с руководителями структурных подразделений), о которых вам необходимо знать и оповещать участников?
1.3. В какое время у руководителя обед, оно фиксировано, носит плавающий характер и может быть использовано для деловых переговоров?
1.4. Какое время дня лучше отводить на встречи по личным вопросам; в какое время руководитель занят и его лучше не беспокоить; до какого времени руководитель, как правило, назначает встречи?
1.5. Есть ли у руководителя постоянные личные задачи и встречи, о которых вам необходимо знать, чтобы контролировать регламент тайм-менеджмента: занятия спортом; необходимость забирать детей из садика / школы; руководитель живет за городом, и ему необходимо выезжать до определенного времени, дабы не провести в пробке весь вечер и т.д.
1.6. Для удобства планирования рабочего дня руководителя предлагаю использовать график еженедельных встреч. Естественно, данная таблица также носит рекомендательный характер и может быть изменена. В такой бланк можно заранее вписать плановые еженедельные встречи, выделив их цветом. А в график конкретной недели вам останется добавить только разовые встречи, т.е. переменную информацию. См. Пример 1.
2. Рабочие моменты.
2.1. Входит ли в ваши обязанности исполнение / контроль исполнения каких-либо постоянных отчетов, дайджестов, подборки материалов?
Например: ежедневно к 11 часам вам необходимо подготовить дайджест основных бизнес-СМИ; распечатать курсы валют на текущий день; ежедневно контролировать исполнение бюджета совместно с финансовым директором и т.д.
2.2. В каких производственных совещаниях руководитель планирует использовать ваши филологические навыки переводчика. Данное понимание необходимо вам для того, чтобы заранее ликвидировать слабые места в вашем лексическом запасе по той или иной специфике.
2.3. Какие категории сотрудников / коллег могут быть допущены к руководителю в рабочем порядке, а кому следует записываться.
Спустя некоторое время вы сами уже будете знать / понимать / интуитивно чувствовать, каких сотрудников руководитель может принять в данное время, а каких имеет смысл перенести на другой день.
Бывают посетители «поглотители времени» – это те люди, чаще всего в почтенном возрасте, чей профессионализм и многолетний стаж не позволяют руководителю прервать порой пустые и не относящиеся к работе монологи данных кадров. Так вот, функцию дипломата в данном случае необходимо взять на себя именно вам. Можете тактично заметить, что у руководителя запланирована следующая встреча, и в распоряжении господина N., увы, всего 20 минут. Как правило, такие ограничения работают.
Где искать ассистента?
Мой наем занял около двух месяцев. Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые руководители ищут своего BA годами. В чем могут быть сложности? Вы недостаточно четко описали идеального ассистента, у вас очень необычные требования или сам процесс поиска надо подредактировать.
Харитон к любому из своих проектов относится как к продукту. Поиск ассистента не стал исключением. Он долго описывал желаемый конечный результат нашего с ним взаимодействия.
Отбор бизнес-ассистента состоял из нескольких этапов.
Понять, как искать
- Консультация с людьми, у которых уже есть бизнес-ассистент
- Консультация с теми, кто занимает ту же или смежную позицию
Права и ответственность ассистента руководителя
Сказав об обязанностях ассистента главы компании, нельзя не сказать о его правах. Чтобы такой специалист выполнял свои прямые обязанности качественно, следует отразить в его должностной инструкции следующие права:
-
Предлагать способы улучшить свою работу, усовершенствовать бизнес-процессы во всей компании.
-
Требовать соблюдать права, установленные трудовым договором, и добиваться обеспечения подходящих условий для работы.
-
Принимать только те решения, которые входят в компетенцию ассистента руководителя.
-
Получать нужные данные и документы, требующиеся для исполнения должностных обязанностей.
Типичные ошибки начинающих помощников руководителей
Такая должность, как ассистент руководителя, звучит солидно и производит впечатление. Но этот работник несёт серьёзную ответственность: любой его промах может создать очень масштабные проблемы для предприятия. Если вы раздумываете насчёт собственной карьеры и рассматриваете вариант помощника генерального директора, обязательно изучите, какие последствия могут повлечь ошибки на данной должности.
-
Рассеянность
Главное качество ассистента руководителя компании — это внимательность. Если вы забывчивы и рассеянны, на такой должности не преуспеете. Придётся учиться отвечать за свои действия, быть дисциплинированным и соблюдать дедлайны.
Если вы склонны отвлекаться на любую пролетающую мимо птичку, не умеете концентрироваться на задаче, то просто не справитесь с лавинообразным потоком работы, который сваливается на ассистента руководителя. Идеальный кандидат — тот, кто умеет фокусироваться, не распыляет внимание и относится к любому заданию серьёзно.
-
Опоздания
Второй принцип: находитесь в режиме «онлайн» 24 часа в сутки
Конечно, все 24 часа работать не требуется, но очень важно, чтобы вы были морально к этому готовы.
У вас всегда должен быть включен мобильный телефон. На случай, если вы не сможете ответить, должна стоять переадресация на ваш автоответчик или на офис. На автоответчике должны быть записаны номера телефонов, куда можно перезвонить, или адрес электронной почты. Меня это однажды спасло.
Во время церемонии награждения Премией Муз-ТВ в спорткомплексе «Олимпийский», где было тысяч двадцать народу, я потерял свой мобильник. Он, видимо, вылетел из кармана пиджака в тот момент, когда я выходил из подъезда, чтобы встретить Ирину, и мне пришлось перепрыгнуть через какую-то конструкцию.
До ее приезда оставалась одна минута, а телефона нет. Водитель дозвониться не может, но главное — не может дозвониться редактор по VIP-гостям, курирующая выход Ирины на сцену. А выход через пять минут. Прямой эфир. Редактор догадалась набрать резервный номер, который был записан на автоответчике, дозвонилась до моей супруги, которая, моментально осознав все возможные последствия, скинула SMS с нужной информацией прямо на мобильный Ирины. Через пару минут Ирина была на сцене.
У вас дома должен быть полный офис: компьютер, Интернет, электронная почта (рабочая, корпоративная — хотя бы в удаленном доступе!), факс, принтер, ксерокс, сканер (удобнее и дешевле три в одном), все актуальные и неактуальные контакты, график. Это главное, что позволяет реализовывать принцип «включенности» круглые сутки.
Вы сможете по мере необходимости работать, находясь дома, в комфортных условиях и таким образом немного разгружать свой рабочий день. Тем более что сейчас все нужные функции умещаются в маленьком ноутбуке с мобильным Интернетом, который можно использовать даже в пробках. Что касается контактов — всю базу телефонов ваш руководитель носить с собой не будет, но связь с кем-то может потребоваться в любой момент. Часто за этим к вам как к помощнику и обращаются в так называемое нерабочее время.
Мне рассказывали, как один известный бизнесмен позвонил помощнику в четыре часа утра и попросил сделать что угодно, но разогнать собак, лающих перед его домом. На такой случай рекомендую заранее изучить все, что касается обеспечения личного пространства вашего руководителя, — от домашнего индекса до телефонов коммунальных служб. Просчитайте варианты: как вы доберетесь до руководителя в случае срочного вызова или кто из находящихся в более близком и доступном месте сможет прийти вам на помощь.
Пятый принцип: вы должны быть неравнодушны к тому, что происходит с вашим руководителем
Хотя обратная ситуация — полнейшее равнодушие — довольно типична. Вам дается поручение сделать нечто и к определенному сроку. Вы начинаете делать, сталкиваетесь с препятствием, откладываете выполнение, но не сообщаете об этом начальству.
Например, вам поручили сделать шенгенскую визу. Вы готовите документы в посольство, но оказывается, что в справке с места работы начальника указана маленькая зарплата. Вы обращаетесь в бухгалтерию, но бухгалтер отказывается написать в справке большую сумму. И вы подаете документы в посольство, не сообщив руководителю о том, что столкнулись с проблемой. Ему отказывают в визе. Вам все равно. Вы не взяли на себя ответственность, а ответить в результате можете своей головой. Но ведь ваша голова никому не нужна! Нужна виза. Вы вызываете справедливое раздражение начальства.
Если вы не можете решить вопрос своими силами — найдите того, кто вам поможет. Например, можно представить справку из банка о состоянии счета, и проблема будет решена. Не забывайте, что должность секретаря или помощника — это, помимо всего прочего, ступенька в вашей карьере. Как сейчас принято говорить: «Включайте мозг!»
Главное качество хорошего помощника — умение креативно мыслить. Например, вам нужны билеты на самолет. Их можно заказать по телефону. А можно подойти к делу творчески — найти и предложить различные варианты. Спросить, какие существуют тарифы, каким можно сделать маршрут, чтобы резко снизить цену, в какие сроки купить билет, чтобы цена не поднялась и бронь не слетела.
Вот пример случая, когда синергетический эффект возник на стыке креатива и чистой случайности. Я долго вынашивал идею о том, что для Ирины было бы очень неплохо поучаствовать в каком-то проекте с Аллой Пугачевой. Я знал, что Алла Борисовна приглашала Ирину на «Рождественские встречи», но Ирина отказалась петь, так как считала, что не имеет достаточных голосовых данных. В 2005 году Ирина выпустила книгу «Sex в большой политике» — о нравах, царящих в коридорах власти. Я предложил подарить эту книгу Алле Борисовне на день рождения.
В день рождения Пугачевой, 15 апреля, я приехал к Алле Борисовне, передал подарок с цветами и забыл об этом. Через полгода Ирину пригласили в программу «Субботний вечер с Максимом Галкиным», целый блок в которой был отведен под общение Максима и Ирины на тему вышедшей книги. Получилось 15 минут бесплатной рекламы книги по Первому каналу, в новогодней программе с большим рейтингом, в которой участвовали Алла Пугачева и Пьер Ришар.
Что нужно знать / изучать
Хороший секретарь всегда найдёт для себя достойно оплачиваемую вакансию, чтобы стать таковым необходимо многое выучить:
-
Делопроизводство. Такому сотруднику в первую очередь необходимо знать, как обращаться и подготавливать различную документацию. Данное направление в этом начинании будет полезно в наибольшей степени. При этом стоит познакомиться со всеми основными видами работы с документацией – созданием, организацией её движения и учёта, а также архивации.
-
Тайм-менеджмент. Секретарь может работать очень интенсивно, важно умение грамотно организовать свой и чужой график. Технологии и методы тайм-менеджмента очень помогают в этом. Поэтому вам желательно ознакомиться с таковыми и научиться применять их на практике. Надо уметь анализировать свои/чужие временные затраты, составлять график, расстанавливать приоритеты и т.д.
-
Русский язык. Ведения деловой переписки зачастую делегируется от начальства секретарю. Глупые ошибки могут привести к искажению смысла написанного и снижения доверия к организации. Так что вам надо уметь писать правильно и познакомиться с нормами этой самой деловой переписки.
-
ПО. Данный специалист много работает за компьютером и ему надо уметь обращаться со стандартным пакетом офисных программ. Главным образом это MS Word и Excel. В первом надо уметь подготовить документ в соответствии с нормами компании и регулирующих органов. Второй используется для составления различных отчётов, сводок, ведомостей, графиков и других полезных документов.
-
Мессенджеры. Организация встреч и связи для руководства часто является задачей секретаря. Научитесь владеть подобными программами – вести переписку, добавлять участников в чат и создавать видеоконференции. В особенности обратите внимание на корпоративные варианты ПО. Для начала можно присмотреться к наиболее популярным на рынке приложениям.
-
Оргтехника. Секретарю недостаточно уверено владеть только компьютером. Обязательно нужно уметь обращаться с принтерами, копирами и факсом. То есть распечатать бумаги, переслать их и уничтожить.
-
Английский. Большой плюс в поиске работы по данному профилю, который положительно сказывается на уровне зарплаты, владение иностранными языками. Например, для перевода документов и ведения всё той же деловой переписки. Сейчас это преимущественно английский, но в зависимости от сферы бизнеса вполне может пригодиться иной язык. К примеру, в области грузоперевозок вполне пользуются спросом специалисты со знанием китайского или немецкого.
Качества ассистента руководителя
Чтобы соответствовать многочисленным требованиям, предъявляемым руководителям, ассистент должен обладать такими положительными качествами, как:
- работоспособность – готовность немедленно приступать к поставленной задаче и не останавливаться вплоть до ее выполнения;
- внимательность. Некоторые ошибки исправить нельзя. Например, пропущенный самолет или опоздание на важную встречу кажутся мелочами, но в бизнесе из таких мелочей складывается имидж руководителя, поэтому невнимательность помощника может дорогого стоить;
- хорошая память на лица, даты, события. Не исключено, что придется на ходу запоминать десятки разных распоряжений и номеров телефонов;
- исполнительность;
- системное и логическое мышление;
- скорость реакции;
- ответственность;
- выносливость;
- умение хранить тайны, в том числе личные и коммерческие;
- умение проявлять инициативу, принимать решения самостоятельно, когда в этом возникает необходимость, и готовность нести за них ответственность;
- абсолютная преданность интересам компании.
Грамотный и компетентный во многих вопросах помощник ценится очень высоко. А если он обладает и некоторыми профессиональными качествами, необходимым уровнем квалификации, то найти такого специалиста будет непросто. Так, хороший ассистент обязан:
- разбираться в специфике той отрасли, в которой ему придется работать. Даже если он нанимается всего лишь отвечать на звонки, то обязан разбираться, кому отдать предпочтение, а кто может подождать;
- уметь вести переговоры;
- владеть методами научной организации труда, уметь правильно распределять свое и чужое рабочее время, владеть навыками самоменеджмента;
- знать, как ставить цели так, чтобы достижение их не казалось чем-то фантастическим;
- владеть основами планирования. В идеале – обучиться этому на специализированных курсах;
- освоить принципы расстановки приоритетов в работе и общении.
Если ассистенту придется работать с документами, то нелишним будет обучение:
- правовым нормам управления, полезно знать основы административного, гражданского, хозяйственного и трудового права;
- правилам ведения документации и порядку работы с документами;
- основам документной лингвистики.
Помощник должен знать структуру организации, быть лично или заочно знаком с руководящим составом подразделений, уметь различать подписи руководителей, знать зону ответственности каждого из них. Человеку, планирующему работать в крупной компании, придется тренировать и память, и внимательность. Нельзя допускать просчетов и возникновения курьезных ситуаций, которые могут отразиться на имидже организации. Чтобы натренировать навыки ассистента руководителя, можно:
- записаться на специальные курсы;
- окончить школу журналистики или подготовки секретарей;
- регулярно пересказывать прочитанное, стараясь не упустить ничего важного из первоисточника;
- заняться математикой и логикой;
- учить языки. Ассистент, умеющий говорить хоть на одном иностранном языке, ценится куда выше на рынке труда;
- вести записные книжки, учиться структурировать информацию в них таким образом, чтобы данные можно было найти сразу;
- тренировать навыки быстрого набора текста;
- освоить новые офисные программы;
- поставить речь и голос;
- тренировать выдержку.
Как работать с ассистентом?
Персональный ассистент руководителя – это всегда большая ответственность. Необходимо поддерживать хороший тон со многими людьми, уметь заводить полезные знакомства, шагать в ногу со временем, быть эрудированным и начитанным. Кроме того, личного помощника, как правило, могут позволить себе только деловые люди, обладающие обширным кругом интересов. Ассистент должен уметь поддерживать любой разговор. Важно, чтобы помощник и руководитель совпадали друг с другом на эмоциональном уровне.
Быть коммуникабельным постоянно непросто, поэтому и труд ассистента руководителя не считается легким. В работе пригодится дар убеждения и умение настоять на своем легко, без лишней агрессии.
Работать помощником руководителя – значит, ежедневно решать большое количество задач и при этом оставаться бодрым и приветливым. Также нужно быть готовым к смене имиджа, ведь у компании может быть определенный дресс-код. Возможно, для устройства на такую работу придется запастись несколькими деловыми костюмами.
Руководитель обязан обращаться с ассистентом максимально корректно. Важно понимать, что помощник не является личным слугой, он не обязан выполнять поручения по завершении рабочего дня. Об этом можно попросить, пообещав соответствующее вознаграждение, но никак не потребовать. Ассистенту не стоит допускать панибратства с руководителем. Дружеские, рабочие отношения, не переходящие грань, вполне уместны. Не следует превращаться в приятелей, поскольку подобное сводит на нет всю рабочую атмосферу. Приятеля неудобно просить принести кофе, приятелю не звонят поздно вечером с просьбой о составлении отчета.
Какие функции в компании выполняет помощник руководителя?
Обязанности ассистента определяются штатным расписанием. В перечень может входить:
- организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя (рабочее место, канцелярия и т. д.);
- прием входящей корреспонденции;
- подготовка документов на подпись начальнику;
- распределение документооборота по соответствующим отделам;
- подготовка материалов, необходимых для работы руководителя;
- контроль продвижения актуальных проектов по согласованному плану;
- сбор, обработка и представление информации, необходимой для принятия управленческих решений и доведения их до ведома персонала;
- выполнение служебных поручений начальства;
- составление писем, отчетов, запросов по отделам предприятия, а также ответов и коммерческих предложений;
- подготовка заседаний, селекторов, собраний разного уровня (включая подбор места, техническое обеспечение, уведомление участников и т. д.);
- контроль исполнения распоряжений персоналом;
- прием предложений и пожеланий работников с целью их структуризации и подачи на рассмотрение руководству;
- формирование дел и их сдача в архив;
- проведение встреч и телефонных переговоров;
- ведение контрольно-регистрационной картотеки и многое другое.
Личные убеждения и выбранная модель поведения ассистента не должны противоречить предпочтениям руководителя, иначе эффективного взаимодействия не получится. Помощнику нужно подстраиваться под особенности характера начальника, его расписание и требования.
Чтобы взаимодействие было максимально эффективным, ассистент руководителя должен обладать следующими качествами:
— стрессоустойчивость (личному помощнику чаще других придётся сталкиваться с гневом и недовольством начальника, он должен всё это выдерживать и сохранять настрой на работу);
— многозадачность (часто придётся выполнять несколько дел одновременно, помощник должен помнить обо всех задачах и ничего не терять);
— оптимистичный настрой (работа ассистента предполагает множество неожиданностей и форс-мажоров, если каждое такое событие он будет воспринимать как провал, то долго не продержится, выгорит; он должен относиться с позитивом ко всему и не терять надежды на лучшее);
— обучаемость (помощнику придётся искать разные данные для руководителя, поэтому ему нужно уметь быстро осваивать новую информацию и разбираться в темах, с которыми ещё не приходилось работать).
Начальнику нужна помощь
За все время у меня было три начальника. Мне повезло: ни разу я не слышала ни одного грубого слова, никто не повышал на меня голос. Сначала у меня был руководитель — заместитель генерального директора одной крупной компании. Это очень легкий, позитивный человек, но при этом требовательный и уважаемый. Потом у меня была начальница. Это настоящая отличница: требовала все делать четко, даже больше, чем нужно, очень пристальное внимание уделяла мелочам и постоянно боялась, вдруг что-то не понравится вышестоящему руководству. С ней было тяжелее всех. Сейчас у меня довольно молодой руководитель, ему меньше 40 лет, веселый и спокойный человек, интересуется техникой.
Со временем между начальником и помощником устанавливаются доверительные отношения. Я знаю, что он может поделиться со мной чем-то, что не рассказывает дома. Несколько раз по поручениям я встречалась с его женой и сестрой, знаю его детей. Мы очень много времени проводим вместе, поэтому со временем возникает чувство ответственности, относишься к руководителю практически как к родному.
Ошибка 4. Не буду ругаться лишний раз, зачем пугать сотрудников
Руководитель должен уметь не только поощрять, но и наказывать. Не бойтесь давать негативную обратную связь, если работа выполнена неудовлетворительно, сорваны сроки и т.п. Это одна из обязанностей. Но негативная мотивация должна быть оправданной.
Мягкость нельзя проявлять в контактах с контрагентами, партнерами, банками и всеми, с кем взаимодействует организация. Ставьте интересы компании на первое место, «продавливайте» их до последнего. Как только вторая сторона почувствует мягкость руководителя, сразу начнет диктовать свои условия игры.
Решение:
- Научитесь ругать сотрудников. Обещал сделать работу до 15 числа, а сегодня уже 17? Регулярно опаздывает на работу и не успевает на совещания? Негативная мотивация должна быть оправданной. Если есть реальный повод ругаться, штрафовать или лишить премии — действуйте! Персонал должен понимать, что за хорошее похвалят, а за плохое — накажут.
- Обсуждайте неудачи в спокойной обстановке. Нет ничего хуже, когда руководитель «взрывается» из-за каждой оплошности. Зачем это делать, если можно все обсудить спокойно? Только так вы донесете свою позицию до сотрудников и сможете добиться поставленных целей.
- Ставьте интересы компании на первое место. Если контрагент внезапно начал требовать снижение стоимости товаров без объективных оснований, не поддавайтесь на уловку и отстаивайте цену до последнего. Мягкие руководители всегда идут на уступки, в результате чего положительные финансовые результаты превращаются в отрицательные.
Ошибка 6. Зачем мне интересоваться, чего хотят достичь сотрудники?
Задача грамотного руководителя — не только управление рабочим процессом, но и способствование развитию сотрудников. Поэтому интересуйтесь личными целями подчиненных и помогайте достигать их. Когда человек развивается, это положительно сказывается на всех жизненных аспектах, включая работу.
Если сотрудник хочет повысить квалификацию и научиться чему-то новому, почему бы не помочь ему в этом? Если есть возможность, оплатите обучение, ведь вы заинтересованы в профессиональном росте сотрудников? Всегда ищите возможности, чтобы они достигали личных целей.
Решение:
- Обсудите с персоналом их личные цели. Поговорите с каждым и узнайте, чего он хочет достичь в профессиональном плане. Дайте понять собеседнику, что вы нацелены помочь в реализации поставленных целей.
- Интересуйтесь прогрессом достижения. Спустя какое-то время после первого разговора, проведите еще одну беседу: узнайте, как обстоят дела с достижением личных целей, требуется ли какая-то помощь: возможно, возникли трудности и человек не в состоянии решить их самостоятельно.
5 необходимых навыков для идеального персонального помощника
Существует стереотип, что персональный помощник носит документы на подпись и варит кофе. На самом деле эта должность подразумевает много разных умений и навыков, которым нужно специально учиться. Зато тем, кто одолеет эту непростую науку практически гарантирован карьерный взлет, потому что персональный помощник умеет все.
Документооборот и ведение офиса
Он должен быть в курсе всего: от любимого сорта кофе руководителя до порядка закупки канцелярии.
Маркетинг, продажи, SMM
Личный помощник должен не просто в общих чертах представлять, чем занимается компания, а быть в курсе всех деталей. Умение презентовать и продать продукт более, чем приветствуется. А для этого придется разобраться и в самом продукте, и в его отличиях от конкурирующих брендах, и в рынке в целом. Не случайно персональные помощники иногда переходят на должности директоров по маркетингу, продажам или пиар.
Ведение социальных сетей (и уж тем более отслеживание публикаций и комментариев там) тоже становится частью работы персонального помощника. Еще чаще он занимается продвижением личного профиля руководителя. Тут никак не обойтись без базовых знаний в области SMM.
Чтобы не подвести работодателя и оправдать высокое доверие, необходимо владеть не только знаниями о бизнес-процессах в компании и продуктах, но и о техниках переговоров. Базовые знания в психологии и конфликтологии тоже не будут лишними.
Пожалуй, главный навык хорошего личного ассистента. Ведь его задача не только грамотно выстроить рабочий график руководителя на месяцы вперед, но и не забыть про свои задачи и планы.
Занятость персонального помощника предполагает полную погруженность в дела руководителя. Поэтому чтобы оставалось время на личную жизнь, нужно уметь виртуозно распоряжаться временем.
Чем больше бизнес, тем подвижнее может быть график руководителя. Простого варианта тайминга встреч и мероприятий на день с ранжированием дел по степени важности будет недостаточно. Личный ассистент будет гибко менять расписание шефа, самостоятельно определяя важность того или иного события.
Безупречное знание правил делового этикета позволяет в любой ситуации чувствовать себя уверенно. А правил в нем много. По сути, он регламентирует каждое взаимодействие в рамках делового общения: знакомство с партнерами, деловую переписку, внешний вид и даже преподнесение сувениров на общепринятые праздники.
У крупных чиновников и первых лиц государства есть службы протокола, которые отслеживают соблюдение всех регламентов и требований безопасности на мероприятиях. Личный ассистент, безусловно, должен быть в курсе всех нюансов протокола.