Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок предоставления дополнительного отпуска». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Суммы отпускных, полагающиеся работнику в связи с получением дополнительного отпуска, представляют собой доход и облагаются налогом на доходы физлиц (НДФЛ) — ст. 208, 210 НК РФ, Письмо Минфина России от 19.09.2016 № 03-04-05/54642. Более того, Минфин в Письмах от 24.09.2013 № 03-04-06/39636, от 06.05.2013 № 03-04-06/15555, от 19.06.2009 № 03-04-06-02/46 пояснил, что денежные средства в счет оплаты отпуска сотрудникам с опасными, вредными трудовыми условиями облагаются НДФЛ в общем порядке.
Можно ли получить деньги вместо отдыха
Ежегодный отпуск в той его части, которая превышает 28 дней, можно поменять на компенсацию в деньгах по заявлению сотрудника. Но это не всегда возможно. Заменять дополнительный оплачиваемый отпуск компенсацией нельзя в отношении ряда категорий работников (ст. 126 ТК РФ):
- беременных;
- не достигших 18 лет;
- работающим в опасных, вредных условиях (в данном случае при превышении минимально установленной в 7 дней длительности допотпуска превышающую эти дни часть можно заменить финансовой компенсацией. Такой вариант допустим на основании отраслевого соглашения, колдоговора и письменно выраженного согласия сотрудника).
В остальных случаях работники вправе претендовать на денежный эквивалент, возмещающий дни отпуска, по заявлению.
Включение в состав расходов по налогу на прибыль
Статья 252 НК РФ признает расходами учреждений затраты, которые подтверждаются документами, и произведены они в целях ведения деятельности, направленной на получение дохода. Если расход такому требованию не соответствует, в целях обложения налогом прибыли предприятия он не учитывается (ст. 270 НК РФ).
Статья 255 НК РФ устанавливает, что расходом по оплате труда является, в том числе, расход в форме среднего заработка, который сохраняется за сотрудником на время отпуска, который предусмотрен действующим законодательством. По ст. 270 НК РФ, в расходах для обложения налогом прибыли предприятий нельзя учитывать затраты по оплате допотпусков, которые предоставляются по колдоговору (то есть свыше установленных законодателем).
Если сотрудник получает дополнительный отпуск, определенный требованиями законодательства РФ, расходы по дополнительным отпускам подлежат учету для целей налогообложения прибыли в составе затрат по оплате труда (если эти расходы соответствуют положениям ст. 252 НК РФ).
Кому положен дополнительный оплачиваемый отпуск
В перечень сотрудников, которые могут оформить отпуск, входят следующие категории работников:
- Специалисты, у которых ненормированный рабочий день.
- Работники, которые заняты на производствах с вредными и опасными факторами.
- Сотрудники, которые трудятся на предприятиях, расположенных в крайних северных районах и приравненных к их статусу местностям.
- Работники, которые трудятся на предприятиях со специфическими условиями производственных процессов.
Дополнительный оплачиваемый отпуск также вправе получить иные сотрудники, если соответствующие соглашения о его предоставлении оформлены между работодателем и персоналом. Дополнительный отпуск также полагается сотрудникам, если даже он не имел на такой отдых юридических оснований. Основная задача заключается в лояльности работодателя к режиму труда и отдыха на предприятии.
Процедура оформления дополнительного отпускного периода устанавливается:
- ТК РФ – содержит базовые положения о категориях работников, которые могут получить отпуск в силу специфики своей деятельности;
- коллективный договор – в нем содержатся базовые условия трудового договора, обязательного для сторон трудовых правоотношений;
- локальный нормативный акт – регламент или положение, на основании которого принимается решение о том, что сотрудник получит дополнительный отпуск.
Порядок предоставления дополнительных отпусков должен согласоваться с профсоюзом, если он присутствует на предприятии работодателя. Нерабочие праздничные дни не включаются в общую продолжительность отпуска, в том числе дополнительного. Дополнительный отпускной период присоединяется к основному отпуску либо по договоренности с работодателем оформляется отдельно. Дополнительные отпуска могут устанавливаться работодателем отдельно и зависят от производственной, финансовой нагрузки на предприятии.
Вопросам предоставления отпусков посвящен отдельный раздел действующего Трудового кодекса – глава 19. Статья 115 этого нормативного документа указывает, что длительность основных ежегодных отпусков для большей части категорий работников составляет 28 календарных дней. Пока сотрудник находится в отпуске, за ним сохраняется его рабочее место. Кроме этого, в период нахождения в отпуске ему выплачивается средний заработок.
Для отдельных групп работников предусмотрен основной оплачиваемый отпуск большей продолжительности. Согласно статье 334 к таким сотрудникам относятся педагоги разных образовательных организаций. Конкретная длительность пребывания в отпуске для каждого из них определена отдельным нормативным документом — постановлением Правительства РФ от 14.05.2015 N 466. Такой отпуск у них не считается дополнительным: он рассматривается как удлинение основных отпусков.
Порядок предоставления дополнительного отпуска
Дополнительный отпуск предоставляется вместе с основным. Отдельно он не может быть использован. Оплачивается он точно так же, как и основной.
Если работник не хочет использовать дни дополнительного отпуска, то он имеет право попросить за него компенсацию. Для этого нужно написать заявление на имя работодателя.
Работодатель сам решает, выплатить ли работнику денежную компенсацию или же отказать.
Работник также имеет право разделить свой отпуск, но одна его часть не может быть менее 14 календарных дней. В эту часть может «попасть» и дополнительный отпуск.
Если допотпуск предоставляется за фактическое число дней, отработанных во вредных условиях, то сотрудник может «не наработать» полный допотпуск, когда придёт время использовать основной. Поэтому он получит столько дней дополнительного отпуска, сколько «наработал».
Как составить заявление на дополнительный отпуск
Отметим, что ежегодные оплачиваемые отпуска — и основной, и дополнительный — должны входить в общий график отпусков по предприятию. По законодательству такой документ должен быть утверждён в каждой компании (за исключением микробизнеса) до середины декабря. Если у человека отпуск стоит в официальном графике, заявление он имеет право не составлять. Просто в установленный день не выходит на работу.
При этом в обязанность работодателя входит:
- уведомление работника о предстоящем отдыхе (за 2 недели до назначенной даты);
- выплата положенных отпускных (за 3 дня до начала отпуска).
Но если человек идёт в отпуск вне графика (и это не зависит от того, перенесён ли отпуск или он просто не был установлен), необходимо согласовать этот момент с работодателем. Поэтому нужно оформить заявление.
Определённой формы законодательством не установлено, но рекомендуется составлять документ по канонам кадрового делопроизводства:
- В «шапке» заявления указываются:
- должность и Ф. И. О. руководителя;
- организация (сокращённое название работодателя);
- Ф. И. О. заявителя, должность, можно указать табельный номер (если штат компании серьёзный и может возникнуть путаница).
- Далее нужно указать название документа — заявление (без точки на конце).
- В основной части можно упомянуть законодательное основание для предоставления отпускного периода. Но самое главное здесь — вид доп. отпуска, который должен быть предоставлен, дата его начала и количество необходимых дней.
- Заключительная часть — дата, когда бумага была составлена, и подпись заявителя с расшифровкой.
Дополнительный отпуск за работу с вредными или опасными условиями труда
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда:
— на подземных горных работах и открытых горных работах в разрезах и карьерах;
— в зонах радиоактивного заражения;
— на других работах, связанных с неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов.
Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, и условия его предоставления установлены Постановлением Правительства РФ от 20.11.2008 N 870 «Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда» (далее — Постановление N 870).
Важно помнить, что продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу во вредных или опасных условиях труда определяется по результатам аттестации рабочих мест, но она не может быть меньше семи календарных дней согласно названному постановлению.
Примечание. Порядок проведения аттестации рабочих мест по условиям труда утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 N 342н.
Отметим, что продолжительность ежегодного дополнительного отпуска может быть и больше семи дней. Такое возможно, если профессия или должность работника указана в Списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (далее — Список). Продолжительность отпуска в соответствии с данным списком составляет от 6 до 36 рабочих дней. Как применять названный список, сказано в Инструкции, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20.
Обратите внимание! Сотрудники, работающие с вредными или опасными условиями труда, имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск независимо от того, предусмотрена ли выполняемая ими работа (профессия, должность) в Списке (Решение КС РФ от 28.05.2013, Определение КС РФ от 07.02.2013 N 135-О).
Если продолжительность отпуска согласно Списку больше той, что предусмотрена Постановлением N 870, при определении конкретной продолжительности отпуска следует руководствоваться именно Списком. На это указал Верховный суд в Решении от 14.01.2013 N АКПИ12-1570.
Дополнительный отпуск за особый характер работы
Статьей 118 ТК РФ определено, что отдельным категориям работников, труд которых связан с особенностями выполнения работы, предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Однако Трудовой кодекс не поясняет, какой характер труда считается особым.
Перечень работников, которым полагается такой отпуск, а также его минимальная продолжительность вместе с условиями его предоставления определяются Правительством РФ. В частности, Постановлением Правительства РФ от 31.12.1994 N 1440 установлено, что работникам, командированным в Чеченскую Республику, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью два календарных дня за каждый полный месяц работы. А согласно Постановлению Правительства РФ от 30.12.1998 N 1588 такой отпуск полагается врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет (его продолжительность составляет три дня).
Предоставление отпуска
В силу ст. 122 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Отпуск за второй и последующие годы сотрудник может использовать в любое время года в соответствии с графиком отпусков, утвержденным в организации на текущий календарный год.
Отметим, что основной отпуск может предоставляться работнику авансом (в некоторых случаях и до истечения шести месяцев). Что касается дополнительного отпуска, то данное правило применяется не всегда. Например, отпуск за ненормированный рабочий день может быть предоставлен и авансом, так как его продолжительность не зависит от продолжительности отработанного в рабочем году времени в условиях ненормированного рабочего дня. А вот за вредные условия труда дополнительный отпуск в полном размере предоставляется лишь в случае, если работник фактически проработал в таких условиях не менее 11 месяцев в рабочем году.
Обратите внимание! Совместители, как и лица, для которых данная работа является основной, имеют право на дополнительные отпуска. Они предоставляются им на общих основаниях.
Можно ли предоставлять иные виды дополнительных отпусков авансом, законодатель не уточняет. Полагаем, что если такой отпуск не связан с работой во вредных и опасных условиях, то он может также предоставляться авансом. А вот если работник уволится до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил оплачиваемый отпуск, то работодатель в силу ст. 137 ТК РФ может удержать излишне выплаченные ему суммы.
Поскольку дополнительный отпуск является частью ежегодного оплачиваемого отпуска, на него распространяются положения ст. 124 и 125 ТК РФ, в соответствии с которыми отпуск может быть разделен на части, одна из которых не может быть менее 14 календарных дней, и перенесен (продлен) в случае временной нетрудоспособности работника или исполнения им во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей.
Кроме того, ст. 126 ТК РФ предусмотрено, что часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, может по письменному заявлению работника быть заменена денежной компенсацией. При этом не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении) (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).
В заключение отметим, что предоставление отпуска оформляется приказом по унифицированной форме Т-6, в которой заполняется не только графа «А», но и графы «Б» и «В», где указываются вид дополнительного отпуска и количество дней, а также общая продолжительность ежегодного отпуска, включая основной отпуск.
- Дополнительные оплачиваемые отпуска по закону предоставляются северянам, чернобыльцам, «вредникам», работникам при ненормированном рабочем дне и некоторым другим категориям лиц.
- Помимо законодательно предусмотренных дополнительных отпусков работодатель вправе устанавливать отпуска по иным основаниям и другим категориям сотрудников. Тогда порядок их предоставления, длительность и правила расчета отпускных необходимо закрепить в локальном акте.
- Оформление дополнительного отпуска производится в общем порядке: издается приказ, производятся записи в личную карточку работника и табель учета рабочего времени, для расчета отпускных составляется записка-расчет.
- Непредставление работникам дополнительных отпусков грозит работодателю штрафами и дополнительными расходами на возмещение работникам морального вреда.
Особенности оформления доп. отпуска
Дополнительный оплачиваемый отпуск за выслугу лет предоставляется работнику по желанию. Если по закону он положен ежегодно, то на следующий период добавочные дни не переносятся и не суммируются.
Подчиненный имеет право получить вместо отпуска денежную компенсацию. Для этого необходимо своевременно подавать на имя руководства соответствующее заявление.
Некоторым категориям граждан дополнительные дни освобождения от работы положены раз в определенное количество лет. В этом случае по достижению требуемого стажа подчиненный может взять отпуск в текущем или последующих годах. Обычно период дополнительного освобождения от трудовой деятельности не вносится в единый график отпусков.
Поэтому гражданину, который достиг определенного стажа, позволяющего ему получить дополнительные дни освобождения от работы, и желающему воспользоваться таким право, нужно сообщить о своих намерениях руководству компании. Делается это путем составления и подачи заявления. Документ оформляется в свободной форме.
В нем следует указать основание для предоставления дополнительного отпуска, желаемые даты. Рекомендуется ссылаться на положения действующего законодательства. Подавать заявление лучше за две недели до запланированной даты начала отпускного периода.
Тогда сотрудники бухгалтерии успеют рассчитать, начислить и выплатить причитающиеся работнику денежные средства. После рассмотрения заявления руководитель организации ставит на нем свою согласительную резолюцию. Документ отдается в дальнейшую работу.
На базе заявления подготавливается и издается приказ о предоставлении сотруднику дополнительных дней к отпуску. С таким распоряжением подчиненный должен ознакомиться под роспись.
Таким образом, отпуск за выслугу лет по закону положен государственным и муниципальным служащим, сотрудникам полиции, педагогам, прокурорам, медработникам, военным. Его продолжительность зависит от стажа.
Он может предоставляться вместе с основным отпуском или отдельно от него. Для получения дополнительных дней освобождения от трудовой деятельности необходимо подать соответствующее заявление руководителю организации.
Право на отпуск возникает у сотрудника после 6 месяцев работы в компании. Если добавочные дни приходятся на государственные праздничные дни, то они не включаются в число календарных дней отдыха и не оплачиваются (статья 151 «Исчисление продолжительности отпусков», часть первая статьи 147).
Можно как объединять положенные дни с регулярным отпуском, так и воспользоваться своим правом в удобное время по согласованию с работодателем. Важно, чтобы один из периодов составлял 14 дней непрерывно. В табеле учета рабочего времени добавочные выходные дни обозначаются буквенным кодом «ОД» или цифровым кодом «10». Если на время дополнительного оплачиваемого отпуска выпадают нерабочие праздничные дни, то в табеле это обозначается буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26».
Комментарии к ст. 122 ТК РФ
1. Оплачиваемый отпуск предоставляется ежегодно, согласно установленному графику отпусков, который составляется на каждый календарный год и утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.
2. При составлении графика отпусков работодатель учитывает мнение работника, если это не нарушает производственного цикла организации.
3. При исчислении стажа работы, за который работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, основной расчетной единицей является месяц.
4. Оплачиваемый отпуск предоставляется 1 раз в рабочем году в соответствии с графиком. Рабочий год составляет 12 полных календарных месяцев со дня поступления работника в организацию на основании трудового договора.
5. Число дней работы, составляющее меньше 1 мес., учитывается только при предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска пропорционально отработанному времени и выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. В этих случаях число дней, составляющее менее 1/2 мес., из подсчета исключается, а половину и более — округляется до месяца.
6. Отпуска за первый год работы предоставляются работникам, как правило, по истечении 6 мес. непрерывной работы в организации, кроме случаев, указанных в комментируемой статье и в других нормативных актах, когда отпуск предоставляется до истечения этого срока.
За второй и последующие годы работы отпуска предоставляются в любое время года, кроме случаев, указанных в комментируемой статье, с учетом графика отпусков и желания работника, если это не нарушает нормальной работы организации.
7. График отпусков — это локальный нормативный акт, который составляется работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.
8. Отпуск не должен, как правило, начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Кроме того, при составлении графика отпусков необходимо соблюдать положения комментируемой статьи, так как для некоторых категорий работников в качестве льготы закрепляется право использовать отпуск до истечения 6 мес. непрерывной работы.
Согласно статье 115 Трудового Кодекса РФ работодатель обязан предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 дней ежегодно. За сотрудником сохраняется его должность и . Этот отпуск является основным.
Также может быть и удлинённый, предоставление которых регулируется ТК и локальными актами, принятыми на предприятии. Предоставление отпуска гарантируется каждому работающему по трудовому договору гражданину Конституцией РФ (часть 5 статьи 37) вне зависимости от места работы и формы организации.
На использование отпуска имеют право все категории работников:
- постоянные;
- временные;
- сезонные;
- надомные рабочие;
- работающие .
Минимальная продолжительность отпуска по ТК РФ 2017
ТК РФ требует, чтобы работодатель устанавливал для своих сотрудников основной отпуск не менее 28 календарных дней. Данный параметр включается в условия трудового договора, заключаемого с сотрудником. Если в договоре указана меньшая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска, то это будет нарушение трудового законодательства, за что работодателя можно привлечь к ответственности.
Кому и как предоставляется очередной оплачиваемый отпуск — .
ТК РФ четко говорит, что работодатель не имеет возможности ухудшать положение работников и предлагать условие, хуже чем прописанные в ТК РФ. Права и гарантии для персонала не могут уменьшаться и сокращаться.
Оформить отдых «авансом» не составляет труда. Для сотрудников-новичков выстраивается простая и понятная цепочка: заявление — виза руководителя — приказ — начисление отпускного пособия. Для давно работающих сотрудников процедура начинается с графика отпусков.
В программе Контур-Персонал есть возможность предоставлять отпуск «авансом», при этом вы всегда можете отследить, какое количество дней вам «задолжал» работник.
Узнать больше
Пособие начисляется согласно общим правилам, исходя из сумм среднемесячного заработка (ст. 139 ТК РФ). Выплачивается оно полностью за весь предоставляемый отпуск, вне зависимости от количества дней, которые на тот момент «заработал» сотрудник.
Другие виды оплачиваемого отпуска
Помимо упомянутых выше работнику могут быть предоставлены выходные за донорство или другие заслуги перед государством.
Более того, на оплачиваемый отпуск имеет право работница, ожидающая ребенка. Ей назначается декрет на основании больничного листа, взятого в женской консультации, на период до родов (семьдесят дней) и после родов (семьдесят дней при нормальном родоразрешении и 84 дня при осложненных родах или при кесаревом сечении). Если у работницы рождается два и более ребенка, то ее отпуск увеличивается до 84 дней до родов и 110 дней – после. Также женщина может воспользоваться возможностью оформить отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. В таком случае молодой маме выплачивается пособие, а также за ней сохраняется рабочее место и должность.