Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Среднесписочная численность работников в 1С:ЗУП 3.1». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Количество работников в вашей организации имеет решающее значение для составления журналов и итоговых отчетов в налоговую инспекцию и фонд социального страхования. Поэтому необходимо разобраться в понятии среднесписочной численности работников организации и в том, как рассчитать среднесписочную численность работников за год или любой другой расчетный период.
Зачем нужны показатели
Сведения о среднесписочной численности работников необходимы для
- Чтобы заполнить отчет «Сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий год» для налоговой инспекции, вам необходимо
- Определить, как сдать отчет в налоговую инспекцию: п. 3 с.
- Определить форму расчета страховых взносов: ст. 431 НК РФ, налогоплательщики со среднесписочной численностью физических лиц, более 25 налогоплательщиков, за которых уплачиваются платежи и иные начисления за предыдущий контрольный период, представляют выдержку в электронном виде и по
- форму 4-ФСС (среднесписочная численность работников) (п. 5. 15 формального порядка заполнения формы 4-ФСС); 5. 15 порядка заполнения формы расчета взносов на обязательное социальное страхование начислений взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и ФСС РФ Приказ № 381 26. 09. 2016) Расходы на выплату страхового обеспечения, утв.
- Расчет налога на прибыль головным офисом по отдельным посылкам, если агентство производит расчет с использованием средней численности работников (ст. 288.2 Налогового кодекса РФ). Доходы и расходы государственных органов, связанные с выполнением государственных функций, включая оказание государственных услуг, не учитываются для целей налогообложения прибыли (пп. 33. 1 п. 1 ст. 251, п. 48. 11 ст. 270 НК РФ). Однако если госорган реализует товары и услуги, то эти доходы должны включаться в налоговую базу по налогу на прибыль (в ред. письма 4-3/12819, Письмо Минфина 40083 от 2015. 07. 2015, ст. (Услуги от 21. 07. 2015).
Показатель среднего персонала используется для определения способности госорганов применять налоговый режим ЕНВД и определения того, не утратил ли орган право на применение этого налогового режима (ст. 2. 2 и 2. 3 НК РФ 346. 26, письмо Минфина России № 03-11-06/3/и от. 1930 4 июля 2016 года).
Особенности расчета среднесписочной численности
Не включаются в среднесписочную численность:
- женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома,
а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком; - работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов, в соответствии с законодательством РФ
Лица, работавшие неполное рабочее время при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени.
Законодательно установленные даты отчётности
Все работодатели — организации и ИП, которые привлекали исполнителей не только по трудовым, но и по гражданско-правовым договорам, обязаны подавать сведения о среднесписочной численности (ССЧ) в инспекцию ФНС ежеквартально, в составе отчёта РСВ. Срок подачи — не позднее 30 числа месяца следующего за отчётным кварталом. Соответственно, окончательными датами будут:
- за 1 квартал — 30 апреля;
- за полугодие — 30 июля;
- за 9 месяцев — 30 октября;
- за год — 30 января следующего года.
Кому надо сдать отчет?
Отчет о среднесписочной численности сдают не все. Например, если у предпринимателя нет персонала, то отчитываться не нужно. Но если вы организация, то сведения в любом случае надо предоставлять, даже если не было наемных сотрудников, в соответствии с письмом Минфина от 4 февраля 2014 года №03-02-07/1/4390.
Отчет предстоит сдать следующим организациям:
- Компания или ИП с сотрудниками;
- Новые ИП с наемными работниками;
- ИП с наемным персоналом, который прекратил деятельность в середине года;
- Новая или реорганизованная компания сдает отчет дважды:
- не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации;
- не позднее 20 января года, следующего за годом создания или реорганизации.
Чтобы верно рассчитать показатель, рекомендуем использовать пошаговый калькулятор среднесписочной численности.
Шаг № 1. Рассчитать за каждый день месяца.
В отчет нужно добавлять только тех сотрудников, с кем заключены трудовые договоры. Даже если работник находится в отпуске, на больничном или в командировке.
Есть работники, которых в среднесписочной численности показывать не нужно. Они указаны в пункте 78 Приказа № 772:
- работники на договорах ГПХ;
- внешние совместители;
- учредители организации, которые не получают зарплату;
- адвокаты и пр.
Приведем пример. В ООО «Пересвет» на 30 ноября 2018 года числятся 12 сотрудников. Двое из них – внешние совместители, а один сотрудник работает по договору подряда.
Чтобы определить списочную численность на 30 ноября, произведем простой расчет численности работников:
12 чел. – 2 чел. – 1 чел. = 9 чел.
Шаг № 2. Узнать месячную численность сотрудников с полным рабочим днем.
Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем мы рекомендуем использовать следующую формулу:
Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем = Сумма списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца / Число календарных дней месяца.
При этом имейте ввиду, что в сумму списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.
Но не включайте в расчет среднесписочной численности сотрудниц, которые находятся в декретном отпуске, в «детских» отпусках, работников с неполным рабочим временем. Также не учитывайте сотрудников, которые взяли отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз. Этот момент прописан в п.79 Приказа № 772.
Есть исключение. Если в отпуске по уходу за ребенком ваша сотрудница работает неполный день, не исключайте ее из среднесписочной численности. Это правило действуют с 2018 года.
Рассмотрим этот шаг на примере. Мы уже выяснили, что списочная численность работников в ООО «Пересвет» на 30 ноября составляет 9 человек. Семеро из них трудятся полный рабочий день. Две сотрудницы 5 и 19 ноября ушли в отпуск по уходу за ребенком.
Рассчитываем списочную численность работников за все дни ноября:
(9 чел. х 4 дн.) + (8 чел. х 14 дн.) + (7 чел. х 12 дн.) = 232 чел.
Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем:
232 чел./ 30 дн. = 7,73 чел.
Шаг № 3. Узнать месячную численность сотрудников с неполным рабочим днем
Учитывайте работников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Численность нужно определить в два этапа:
- Определить количество человеко-дней, отработанных работниками с неполным рабочим днем. Нужно разделить месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
- Посчитать месячную численность. Величину человеко-дней за месяц разделить на число рабочих календарных дней в месяце.
Кто входит в расчёт среднесписочной численности
Для расчёта среднесписочной численности в 2018 году необходимо учитывать следующие категории работников:
- Собственники фирмы, работающие и получающие в ней зарплату;
- Работники в штате компании, имеющие с трудовые договора с компанией;
- Совместители, если они не являются сотрудниками данной фирмы;
- Ученики, которые во время каникул проходят на предприятии производственную практику (если с ними были оформлены договора ГПХ);
- Военнослужащие, а также отбывающие наказание в колониях-поселениях, если они задействуются в работе фирмы по соответствующим договорам с государственными учреждениями;
В расчёте среднесписочной численности должны принимать участие как явившиеся на работу сотрудники фирмы, так и те сотрудники, которые отсутствуют на работе по каким-либо обстоятельствам (например, направлены в командировку, болеют, взяли отпуск и.т.п.).
Не включаются в расчёт среднесписочной численности следующие категории работников:
- Женщины в периоды отпусков по беременности и родам;
- Работники компании, взявшие отпуск по уходу за ребёнком;
- Работники предприятия, взявшие дополнительный учебный отпуск без сохранения зарплаты;
- Работники фирмы, сдающие вступительные экзамены в ВУЗы и взявшие дополнительный отпуск без сохранения заработной платы;
- Выполняющие работы по авторским договорам;
- ИП, если предприниматель работает по договору ГПХ;
- Штатные работники компании, являющиеся одновременно внешними совместителями, или работающие параллельно по договору ГПХ характера со своей организацией (они учитываются только один раз, как штатная единица);
- Написавшие заявление об увольнении и не выходящие после этого на работу сотрудники;
- Сотрудники, которые были переведены на работу в другую организацию или направлены на работу за границу;
- Работники, направленные на обучение с отрывом от работы;
- Лица, с которыми заключён ученический договор, которые получают за время обучения стипендию;
- Адвокаты, военнослужащие и члены кооперативов (без трудового договора);
Формула расчёта среднесписочной численности за месяц
Различается расчёт среднесписочной численности для работников с полной занятостью и для следующих категорий работников: работников с неполною занятостью и внешних совместителей, работников по договорам ГПХ.
К категории работников с неполной занятостью не относятся работники с сокращённой продолжительностью рабочего времени (инвалиды, работники в возрасте до восемнадцати лет и др. категории). Эти работники учитываются в среднесписочной численности по правилам для работников с полной занятостью, то есть как целые штатные единицы.
Среднесписочная численность работников с полной занятостью за месяц равна сумме списочной за каждый день месяца, делённой на количество календарных дней месяца. Важно, что списочная численность должна быть определена за каждый день месяца, независимо от того, является ли он рабочим, нерабочим ли праздничным. Полученная сумма также делится на полное количество календарных дней месяца.
На какие нюансы ещё следует обратить внимание при расчётах?
Стандартной ситуацией вычисления ССЧ является подача отчёта за предшествующий год деятельности организации. Так, до 20 января 2015 года предприятия и предприниматели подают расчёт среднесписочной численности, которая у них была в 2014 году, в период с 1 января по 31 декабря включительно.
Однако организация могла работать и неполный год. В таком случае человеко-дни за все месяцы фактической деятельности фирмы всё равно делятся на 12, то есть на полное число месяцев в году.
Аналогичный подход применяется для организаций, которые отработали месяц не полностью. Численность работников за каждый отработанный день суммируется и делится на календарную длительность этого месяца. Если организация временно приостановила свою деятельность, это не освобождает её от обязанности подавать сведения по среднесписочной численности, которая рассчитывается по общим правилам.
Отдельный случай – создание фирмы в результате перерегистрации, ликвидации, на основе обособленного подразделения и т. д. Расчёт ССЧ в таких ситуациях производится не с момента начала функционирования новой организации, а с учётом данных предприятия-предшественника.
Как видно, определить среднюю численность сотрудников организации не составляет труда. Предприятия, использующие автоматизированные системы учёта персонала, как правило, имеют в своем распоряжении и программные средства, рассчитывающие показатель ССЧ самостоятельно.
Как считает калькулятор
Для расчета трудозатрат требуется ввести на лист «Описание работ» (кликните для увеличения) все выполняемые подразделением работы (операции), определить для каждой из них норму времени и указать количество повторений для каждой операции.
Трудозатраты на месяц = норма времени на операцию*количество операций.
Для того чтобы рассчитать численность, трудозатраты за месяц нужно разделить на месячный фонд рабочего времени — это значение и будет являться целевой численностью.
Полученное число будет нецелым, поэтому его нужно округлить до целых штатных единиц по следующему правилу — если целевая численность >1,15, то округляем вверх, если целевая численность
Загруженность сотрудника рассчитывается по формуле «трудозатраты / месячный фонд рабочего времени*количество штатных единиц».
Учёт неполного рабочего времени
В приведённых примерах мы показали, как считать списочный состав по сотрудникам, занятым полный рабочий день. А как быть, если они заняты неполный день или неделю? Снова обращаемся к Указаниям: «Лица, работавшие неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному времени».
Для этого надо:
- Выяснить количество человеко-часов, отработанных всеми сотрудниками, занятых неполное время.
- Результат разделить на продолжительность рабочего дня, исходя из установленных норм, это будет количество человеко-дней по работающим неполное время за данный месяц.
| Продолжительность рабочей недели | Продолжительность рабочего дня при 5-ти дневной неделе | Продолжительность рабочего дня при 6-ти дневной неделе |
| 40 часов | 8 часов | 6,67 часов |
| 36 часов | 7,2 часа | 6 часов |
| 24 часа | 4,8 часа | 4 часа |
Среднесписочная численность внешних совместителей, работников совместителей: как рассчитать?
Как было написано выше по тексту, внешние совместители не включаются в расчет в ССЧ всех работников предприятия, компании или организации. Но иногда важно подсчитать среднесп. числ-ть внешних совместителей или работников совместителей. Как это правильно сделать? Необходимо знать следующее:
- Совместители, принятые на временную работу, как и основные работники в любой компании, заключают с руководителями труд-соглашения.
- Они имеют те же гарантированные льготы и соцобеспечения по труду, что и все остальные рабочие.
- Такие работники числятся в штатном расписании двух компаний — на основном месте работы и фирме-подработке.
- Это вводит многих директоров в ступор — должны такие совместители числиться в отчете у обоих фирмах, или кто-то один из них должен их записывать в ССЧ.
Средняя числ-ть внешних совместителей записывается в графу 3 формы для налоговой инспекции. Расчет этого показателя производится так же, как числ-ть тех работников, которые трудятся на предприятии или в компании неполный рабочий день. Учет внешних совместителей выполняется прямо-пропорционально времени, которое они проработали. Подсчет выполняется так:
- Сначала считается сумма чел./дней: всего отработанных чел./час. в отчетном месяце нужно разделить на продолжительность рабочего дня.
- После этого рассчитывается средняя численность совместителей за отчетный месяц, в перерасчете на полную занятость. Для этого разделите фактически проработанные чел./дни на сумму раб. дней в месяце (отчетном).
Если были неявки по причине болезни, отпуска или другим причинам, тогда в показатель отработанных чел./час. включаются часы по трудовому дню, предыдущему этим.
Среднесписочная численность внешних совместителей, работников совместителей: как рассчитать?
Как было написано выше по тексту, внешние совместители не включаются в расчет в ССЧ всех работников предприятия, компании или организации. Но иногда важно подсчитать среднесп. числ-ть внешних совместителей или работников совместителей. Как это правильно сделать? Необходимо знать следующее:
- Совместители, принятые на временную работу, как и основные работники в любой компании, заключают с руководителями труд-соглашения.
- Они имеют те же гарантированные льготы и соцобеспечения по труду, что и все остальные рабочие.
- Такие работники числятся в штатном расписании двух компаний — на основном месте работы и фирме-подработке.
- Это вводит многих директоров в ступор — должны такие совместители числиться в отчете у обоих фирмах, или кто-то один из них должен их записывать в ССЧ.
Средняя числ-ть внешних совместителей записывается в графу 3 формы для налоговой инспекции. Расчет этого показателя производится так же, как числ-ть тех работников, которые трудятся на предприятии или в компании неполный рабочий день. Учет внешних совместителей выполняется прямо-пропорционально времени, которое они проработали. Подсчет выполняется так:
- Сначала считается сумма чел./дней: всего отработанных чел./час. в отчетном месяце нужно разделить на продолжительность рабочего дня.
- После этого рассчитывается средняя численность совместителей за отчетный месяц, в перерасчете на полную занятость. Для этого разделите фактически проработанные чел./дни на сумму раб. дней в месяце (отчетном).
Если были неявки по причине болезни, отпуска или другим причинам, тогда в показатель отработанных чел./час. включаются часы по трудовому дню, предыдущему этим.
Далее среднесписочная численность полностью занятых работников за каждый месяц рассчитывается следующим образом: показатель за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день, то есть с 1 по 30 или 31 число (для февраля – по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.
ПРИМЕРВ организации в списочном составе на 1 июня 2021 года было 250 человек, с 6 числа принято еще 10 человек, с 14-го – уволено 5 сотрудников, с 26-го – принято еще 10 человек. Определим среднесписочную численность рабочих за июнь 2021 года.Первые 5 дней работали 250 человек. Следующие 8 дней, с 6 по 14 июня 2016 года:250 чел. + 10 чел. = 260 чел.С 14 по 25 число июня прошло 12 дней. За это время численность изменилась:260 чел. – 5 чел. = 255 чел.Последние 5 дней месяца работали:255 чел. + 10 чел. = 265 чел.Рассчитаем среднесписочную численность за июнь: (250 чел. × 5 дн. + 260 чел. × 8 дн. + 255 чел. × 12 дн. + 265 чел. × 5 дн.) / 30 дн. = 7715 чел. / 30 дн. = 257 чел.
Данные за квартал и более продолжительные периоды
Пример для предприятия «Стройтех»: в апреле среднесписочная численность была 84 человека, в мае – 88, а в июне – 87. (84 88 87):3=86.
Среднесписочная численность за второй квартал составила 86 человек.
Для расчета среднесписочной численности предприятия или организации за год, нужно сложить среднесписочные численности каждого из 12-ти месяцев и разделить на 12.
Пример для предприятия «Стройтех»:
- Январь – 88 человек.
- Февраль – 87.
- Март – 88.
- Апрель – 84.
- Май – 87.
- Июнь – 86.
- Июль – 84.
- Август – 85.
- Сентябрь – 86.
- Октябрь – 88.
- Ноябрь – 87.
- Декабрь – 86.