Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аренда автомобиля сотрудника без экипажа – как отразить в учете?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По новой редакции закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, расчетом считается получение и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги (абз. 20 ст. 1.1 закона 54-ФЗ), и применение ККТ при осуществлении расчетов обязательно всеми организациями и ИП (п. 1 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Таким образом, при перечислении денежных средств сотруднику в счет внесения арендной платы по договору аренды ТС организация должна пробить кассовый чек.
Применение онлайн-касс при аренде авто
Исключение, действовавшее до 01.07.2019, — если оплата произведена в банке через кассира-операциониста (п. 4 ст. 4 закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Однако стоит сделать ремарку о том, что трактовка положений закона 54-ФЗ разнообразна. До сих пор эксперты и специалисты ФНС и Минфина не пришли к единому мнению о необходимости пробивать чек по договорам ГПХ. На данный момент безопаснее пробить чек, особенно если предприятие уже применяет онлайн-кассы.
Как арендовать автомобиль у физического лица с учетом бухгалтерского и налогового учетов
Имущество, арендуемое у физических лиц, не может быть признано амортизируемым. Физические лица, сдающие в аренду принадлежащие им на праве собственности автомобили, производить начисление амортизации на принадлежащие им автотранспортные средства не вправе, поскольку автомобиль не является у них средством труда, непосредственно используемым ими в период осуществления предпринимательской деятельности.
Однако затраты на текущий ремонт автомобиля, взятого в аренду у физлица, признаются для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Заметим, что затраты на ГСМ по арендуемому автомобилю также уменьшают доходы для целей налогообложения. Напомним, что расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Компенсация за использование личного имущества
Еще одним видом оплаты пользования автомобилем сотрудника является компенсация за аренду автомобиля у сотрудника — налогообложение опишем далее. Выплата компенсации регулируется ст. 188 ТК РФ. Для ее правомочности надо заключить письменное соглашение между работником и работодателем в виде дополнительного соглашения к трудовому договору. Компенсация может выплачиваться лишь работнику — собственнику авто, в чьи должностные обязанности входит перемещение транспортом.
Директор издает приказ о выплате компенсации, где указан ее размер. Под компенсацией подразумевается материальное возмещение износа машины и расходов, связанных с эксплуатацией авто. Размер компенсации законодательством не ограничен, но, назначая сумму, стоит исходить из соображений здравого смысла: учитывать степень износа транспорта и частоту его использования. Компенсацию можно выплачивать только при документальном подтверждении того факта, что авто использовалось в служебных целях, а не в личных. Таким подтверждением может служить путевой лист.
Компенсация за использование личного транспорта не облагается НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина РФ от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).
Компенсацию можно включить в расходы по ОСНО и УСН (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) в пределах, установленных законодательно: в зависимости от объема двигателя норма будет 1200 рублей в месяц (меньше 2000 куб. см) и 1500 рублей в месяц (свыше 2000 куб. см). Компенсация сверх указанных лимитов в расходах по налогу на прибыль и УСН не учитывается.
Сдача в аренду машины индивидуальным предпринимателем
Налогообложение сдачи в аренду автомобиля у ИП происходит следующим образом: предприниматель платит налог с дохода (НДФЛ или налог при УСН) от сдачи автомобиля в аренду согласно своей системе налогообложения (если он применяет ОСНО, то необходимо еще заплатить НДС), а также фиксированные страховые взносы за себя.
Если же заключен договор аренды автомобиля с экипажем — налогообложение меняется лишь при наличии работников. То есть, если водителем выступает сам ИП, выплаты аналогичны выплатам при аренде без экипажа. Если же водителем является работник ИП, то с заработной платы, начисляемой этому работнику, ИП платит все социальные страховые взносы и НДФЛ как работодатель. При этом фиксированные страховые взносы за себя ИП также уплачивает.
В зависимости от обязанностей, прописанных в договоре аренды, ИП-арендодатель может учесть у себя в расходах документально подтвержденные затраты в соответствии со своей системой налогообложения.
Что учитывает бухгалтерия при фрахтовании на время (аренде машины с экипажем)?
Аренда автотранспорта с экипажем означает, что владелец не просто сдал в аренду свою машину организации, но и начал на нее работать, управляя автотранспортом. Договор аренды с экипажем обязывает владельца автомобиля самостоятельно за свои деньги содержать его и осуществлять любой ремонт (НК РФ, ст. 634). Арендатор вносит лишь арендную плату, берет на себя расходы, связанные исключительно с коммерческой эксплуатацией (покупка топлива и т. д.). Эти расходы впоследствии учитываются при калькуляции налогооблагаемого дохода (НК РФ, ст. 253, п.1, пп.2).
При арендовании транспортного средства без экипажа для отражения в бухучете учитываются следующие моменты:
- НДС засчитывается в порядке, предусмотренном при аренде с экипажем (актуально для юридических лиц и ИП);
- НДФЛ взимается по ставке 13%, если наймодатель — физическое лицо;
- ЕСН с арендного платежа не высчитывается, если машина взята в аренду у ИП либо физического лица.
Если собственник арендуемого автомобиля — физическое лицо, то социальный налог начисляется только по той сумме, которая идет на оплату за вождение машиной и его эксплуатацию. Исключение составляет часть ЕСН, перечисляемая в ФСС РФ (НК РФ, ст.238). Примечательно, налоговая база у ЕСН и взносов в ПФР одинаковая.
Договор аренды транспортных средств
Если вы хотите взять автомобиль во временное пользование, то для того, чтобы избежать каких-либо последствий, необходимо правильно выбрать машину и составить договор аренды транспортных средств, прописав в нем все обязательства сторон. Взаимодействие между арендодателем и арендатором по договорам аренды транспортных средств регулируется параграфом 3 гл. 34 ГК РФ. Договор аренды транспортных средств между юридическим и физическим лицом заключается в простой письменной форме.
В договоре аренды транспортных средств, как правило, указывается:
- марка и модель автомобиля, VIN, пробег;
- срок аренды (начало и конец);
- права и обязанности сторон;
- размер, сроки и порядок внесения арендной платы;
- порядок передачи автомобиля (место передачи и место возврата), порядок и сроки оплаты;
- наличие или отсутствие залога;
- ответственность сторон;
- основания и порядок расторжения договора;
- адреса, реквизиты сторон.
К договору аренды транспортных средств должен прилагаться акт приема-передачи автомобиля. Кроме договора аренды транспортного средства арендатору нужно передать документы на автомобиль: ПТС, свидетельство о регистрации транспортного средства, полис ОСАГО, при наличии — полис КАСКО.
Договоры аренды транспортных средств бывают 2 видов: с экипажем и без экипажа.
О документе, который всегда сопровождает эксплуатацию легкового авто, читайте в статье «Путевой лист легкового автомобиля по форме 3 в бухучете».
Бухгалтерские проводки по аренде автомобиля
Арендатору-юрлицу потребуется отобразить операцию по аренде автомобиля с экипажем в бухгалтерском учете. Для этого пригодятся такие проводки:
- Дт 26 Кт 76 — затраты по аренде авто;
- Дт 26 Кт 69 (субсчет расчетов по ОПС) — начисление взносов на ОПС от суммы оплаты за услуги по управлению и техобслуживанию авто;
- Дт 26 Кт 69 (субсчет расчетов по ОМС) — начисление взносов по ОМС от суммы оплаты за услуги по управлению и техобслуживанию авто;
- Дт 76 Кт 68 (субсчет расчетов по НДФЛ) — удержан НДФЛ с общей суммы платы за аренду авто с экипажем;
- Дт 76 Кт 51 — произведено перечисление арендодателю платы по договору аренды за вычетом НДФЛ;
- Дт 69 (субсчет расчетов по ОПС) Кт 51 — произведено перечисление взносов на ОПС;
- Дт 69 (субсчет расчетов по ОМС) Кт 51 — произведено перечисление взносов на ОМС;
- Дт 68 (субсчет расчетов по НДФЛ) Кт51 — оплачен налог с доходов физлиц.
Единый налог на вмененную деятельность в вопросах аренды транспорта
Вопрос о системе налогообложения в области аренды транспортных средств все еще является спорным. Это связано с тем, что налог на временную деятельность в сфере оказания услуг транспорта, перевозки пассажиров и грузов выплачивается организациями или бизнесменами, имеющими в собственности не более 20 средств транспорта, чьей целью является перевозка.
В то время, как договор аренды автомобиля с индивидуальным предпринимателем с экипажем не возлагает на арендодателя каких-либо обязанностей по обслуживанию перевозки людей или грузов. Это дает основание не считать сдачу в рентинг видом предпринимательства в области перевозки, а значит и не облагать этот вид услуги налогом на вмененную деятельность. Таким образом, лицо, сдающее автомобиль с экипажем, платит не единый налог на вмененную деятельность, а попадает под общую или упрощенную системы налогообложения.
Следует помнить, что в договоре лица указывают конкретное транспортное средство, предоставляемое в пользование арендатору. Это вносит разграничение в понятия договор аренды и договор перевозки. Договор перевозки означает, что лицу передается груз для транспортировки, договор аренды подразумевает передачу средства транспорта. По этой причине деятельность предпринимателя по передаче машины в рентинг должна подвергаться общей системе налогообложения.
Налогообложение аренды автомобиля у сотрудника в 2018 году остается актуальным вопросом. В данной статье рассмотрим возможные варианты этой сделки, а также выберем наиболее выгодный с финансовой точки зрения случай.
Применение онлайн-касс при аренде авто
По новой редакции закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, расчетом считается получение и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги (абз. 20 ст. 1.1 закона 54-ФЗ), и применение ККТ при осуществлении расчетов обязательно всеми организациями и ИП (п. 1 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Таким образом, при перечислении денежных средств сотруднику в счет внесения арендной платы по договору аренды ТС организация должна пробить кассовый чек.
Исключение, действующее до 01.07.2019, — если оплата произведена в банке через кассира-операциониста (п. 4 ст. 4 закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Однако стоит сделать ремарку о том, что трактовка положений закона 54-ФЗ разнообразна. До сих пор эксперты и специалисты ФНС и Минфина не пришли к единому мнению о необходимости пробивать чек по договорам ГПХ. На данный момент безопаснее пробить чек, особенно если предприятие уже применяет онлайн-кассы.
Сдача в аренду машины индивидуальным предпринимателем
Налогообложение сдачи в аренду автомобиля у ИП происходит следующим образом: предприниматель платит налог с дохода (НДФЛ или налог при УСН) от сдачи автомобиля в аренду согласно своей системе налогообложения (если он применяет ОСНО, то необходимо еще заплатить НДС), а также фиксированные страховые взносы за себя.
Если же заключен договор аренды автомобиля с экипажем — налогообложение меняется лишь при наличии работников. То есть, если водителем выступает сам ИП, выплаты аналогичны выплатам при аренде без экипажа. Если же водителем является работник ИП, то с заработной платы, начисляемой этому работнику, ИП платит все социальные страховые взносы и НДФЛ как работодатель. При этом фиксированные страховые взносы за себя ИП также уплачивает.
В зависимости от обязанностей, прописанных в договоре аренды, ИП-арендодатель может учесть у себя в расходах документально подтвержденные затраты в соответствии со своей системой налогообложения.
Какие налоги нужно платить
Ставка подоходного налога с аренды автомобиля у физического лица может изменяться в зависимости от условий, на которых рассматриваемое лицо осуществляет сдачу в аренду.
Если вы, являясь ИП, сдаете в аренду свой автомобиль, размер налога зависит от формы налогообложения, на которой вы в настоящий момент находитесь: это может быть ЕНВД (единый налог на вмененный доход), УСН (известная в народе как «упрощенка») или ОСНО – общая система налогообложения.
В случае, когда вы как физическое лицо не желаете регистрироваться в налоговой инспекции и открывать ИП, доход, получаемый за аренду, облагается НДФЛ, то есть стандартным налогом на доходы для физлиц, составляющим 13%.
Этот размер не изменится как в случае с вычетом, производимым за вас организацией-налоговым агентом, так и в случае, если вы лично как физическое лицо будете подавать декларацию.
До начала 2023 года транспортный налог считали по-старому
Для расчета транспортного налога на автомобили, вошедшие в перечень роскошных, применяется особая формула. За основу взята действующая схема расчета транспортного налога от 2003 года: количество лошадиных сил автомобиля умножается на налоговую ставку, которая привязана к мощности. Причем ставку каждый регион выбирает сам. Например, в Москве минимальная ставка пошлины составляет 12 руб. за 1 лошадиную силу — она применяется к машинам мощностью менее 100 лошадиных сил. С повышением мощности мотора растет и ставка. Автомобили мощнее 250 л. с. облагаются ставкой в 150 руб. за 1 л. с., машины мощностью от 225 до 250 л. с. имеют ставку 75 руб., а модели мощностью от 175 до 225 л. с. — ставку 65 руб. за 1 силу.
Чтобы посчитать транспортный налог для любой машины, налоговая ставка умножается на мощность двигателя. В случае роскошных моделей эта сумма умножается еще на один показатель — коэффициент стоимости автомобиля.
1,1 –для автомобилей средней стоимостью от 3 до 5 млн руб., с года выпуска которых прошло не более трех лет; (действует в течение первого года владения, в последующие 2 года — 1);
2 — при средней стоимости автомобилей от 5 до 10 млн руб. и не более пяти лет с года выпуска;
3 — при средней стоимости автомобилей от 10 до 15 млн руб. и менее 10 лет с года выпуска, а также для автомобилей средней стоимостью от 15 млн руб. не старше 20 лет.
Значение имеет и возраст автомобиля. Согласно формуле, модели в категории 3-5 млн руб. облагаются повышенным налогом только первый год после приобретения, 5-10 млн — 5 лет, а 10-15 млн — 10 лет, а от 15 млн — 20 лет после даты производства.
Что будет, если не заплатить налог на роскошь
Если начисленный налог не уплачен вовремя, он превращается в налоговую задолженность. На эту сумму начисляется пеня. Порядок расчета пени по налогам закреплен в Налоговом кодексе Штраф. Также налоговая может начислить штраф — 20%. А если докажет, что вы не уплатили или занизили налог умышленно, то начислят 40% от недоимки.
В дальнейшем налоговая пришлет извещение с требованием оплатить. Там будут указаны суммы недоимки, пеня и срок, до которого нужно погасить задолженность взыскание. Если не заплатить налог даже после требования, начнется процедура взыскания. Налоговая обратится в суд за судебным приказом. Это упрощенный порядок взыскания, когда не нужно вызывать налогоплательщика и запрашивать у него документы. Судья единолично рассматривает заявление налоговой и выносит судебный приказ. Он имеет силу исполнительного листа — например, его можно отнести в банк или к приставам, чтобы списать деньги со счета автособственника.
Общие положения о договоре аренды
Согласно ст. 606 Гражданского кодекса по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Договор аренды заключается в письменной форме. В нем обязательно следует указать сведения, позволяющие однозначно определить имущество, передаваемое в аренду. Применительно к договору об аренде автомобиля такими данными являются его марка, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер и др.
Примечание. При отсутствии данных об объекте, передаваемом в аренду, соответствующий договор не считается заключенным (ст. 607 ГК РФ).
В ст. ст. 632 и 642 ГК РФ указано, что организации (арендаторы) вправе заключать договор аренды транспортного средства с экипажем либо без экипажа. Оба вида договора заключаются как с юридическими, так и с физическими лицами. При этом физическое лицо (арендодатель) может быть сотрудником организации или гражданином, не связанным с данной организацией трудовыми отношениями, либо арендодателем может выступать индивидуальный предприниматель. От вида оформленного договора зависит состав расходов арендатора и арендодателя, которые они осуществляют в отношении арендованного (сданного в аренду) автомобиля, а также специфика их налогового учета.