Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расходный кассовый ордер бланк». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Порядок заполнения РКО включает в себя отражение необходимых данных в каждой отдельной строке документа. Соблюдение правил оформления бухгалтерской документации позволит прозрачно вести отчетность и не допускать ошибок в ведении документации, которые впоследствии могут спровоцировать наложение штрафных санкций на ООО или ЧП.
«Фондовая» касса для денежных документов
Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции № 157н).
Ордера с записью «Фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.
Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги (ф. 0504514) учреждения с проставлением на них записи «Фондовый».
Согласно Указаниям № 52н, утвержденным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н записи в кассовую книгу вносятся по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру, оформленному соответственно на полученные и выданные денежные документы.
Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам (в рублях, в иностранной валюте (по видам валют)) и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.
В соответствии с п. 2 Указания любое предприятие, планирующее осуществлять кассовые операции, должно установить лимит денежных средств для хранения в специально установленном руководством месте (кассе).
Лимит остатка в кассе денежных средств выводится на конец рабочего дня путем подбития итога в кассовой книге. При этом ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать в своих кассах лимиты.
О кассовой дисциплине предпринимателей читайте в статье «Какие особенности кассовой дисциплины для ИП?».
Для определения максимально допустимого остатка наличности в кассе (лимита — Лим) используются данные о виде деятельности компании, а также берется во внимание формула:
Лим = Выр/РП × ДСб,
где:
Выр — объем поступившей за расчетный период наличности, полученной от продажи товаров/продукции, выполнения работ/услуг;
РП — расчетный период, измеряемый в рабочих днях, на протяжении которого предприятие будет накапливать наличность (для юрлиц — не дольше 92 дней);
ДСб — периодичность сдачи денег в банк (например, если деньги сдаются раз в два дня, то показатель равняется 2).
Второй способ расчета лимита остатка кассы смотрите .
Накопление денег в кассе сверх установленного лимита не допускается, кроме дней, когда производится выплата зарплаты и социальных платежей.
Для сдачи денег в банк либо инкассаторам для транспортировки в банковское учреждение на предприятии определяется особый представитель, в полномочия которого включены указанные обязанности. Такой представитель, как правило, получает полномочия после издания руководителем предприятия соответствующего приказа.
Для осуществления работы в кассе руководителем предприятия (или самим ИП) назначаются специальные ответственные работники — кассиры, в обязанности которых входит работа с наличностью и обеспечение исполнения всех установленных кассовых норм. С перечнем своих должностных обязанностей каждый кассир знакомится под роспись.
Примерный перечень проводок, отражающих выдачу денежных средств
| Операция | Проводка | |
| Дебет | Кредит | |
| Сдача наличных денег в банк через инкассаторов | 57 | 50.01 |
| 51 | 57 | |
| Выплата ЗП из кассы (по платежной ведомости или РКО) | 70 | 50.01 |
| Выдача в подотчет сотруднику по его заявлению на хозяйственные нужды организации | 71 | 50.01 |
| Выплата дивидендов учредителям компании | 75 | 50.01 |
| Оплата контрагентам за поставку товаров, материалов, выполнение работ или оказание услуг, выплата алиментов | 60, 76 | 50.01 |
| Выданы денежные средства из кассы структурным подразделениям организации | 79.2 | 50.01 |
Порядок планирования операций с наличностью и их ведения
Любая компания должна прозрачно отражать движение средств, чтобы избежать проблем с налоговой и другими инспекциями. Для этого ей достаточно действовать по следующей схеме:
- Назначьте кассира – подчиненного, ответственного за прием и выдачу денег; внимание, это может быть только штатный сотрудник (а не тот, кто устроен по договору), ознакомленный с текущими правилами ведения КО.
- Установите лимит – максимальную сумму, разрешенную для хранения в течение суток, не считая дней выплаты зарплат, премий, пособий; в другое время излишки необходимо направлять на расчетный счет.
- Фиксируйте любую транзакцию – каждое перемещение валюты должно быть подтверждено бумагой и зарегистрировано в журнале.
- Отражайте КО в бухучете – все проводки нужны и важны, выполняйте их в соответствии с БУ-инструкциями.
- Регулярно проверяйте соблюдение нормативов – тотальный контроль будет лучшей профилактикой нарушений и защитой от штрафов.
- Расходный кассовый ордер — учётный первичный документ, которые в обязательном порядке должны заполнять все компании, если нужно выдать наличные деньги из кассы, неважно, для каких целей.
- Для индивидуальных предпринимателей их оформление не обязательно.
- Расходник по кассе оформляется на основании единого, установленного законодательством бланка КО-2.
- Оформлять и подписывать документ нужно в бумажном варианте.
- Можно заполнить документ в текстовом редакторе или сформировать в 1С, но потом всё равно надо распечатать и подписать.
- Выдавать получателю денег РКО не нужно.
- Ордер выдаётся в единственном экземпляре и остаётся в организации.
- Учёт выдачи приходных и расходных кассовых ордеров ведётся в специальной книге.
- Книгу учёта кассовых операций можно вести по единой утверждённой форме или же разработать свою, в бумажном или электронном виде.
- Хранить расходники по кассе необходимо минимум в течение пяти лет, сокращать срок хранения нельзя, а вот продлевать — можно при необходимости, например в спорных ситуациях.
Кассовая дисциплина. Что это такое?
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
По расходному ордеру может производиться выдача денежных средств юридическому лицу, к примеру, в качестве оплаты за услуги либо материалы. Однако в этом случае нельзя указывать название фирмы как получателя.
Для правильного оформления документа необходимо в графе «Выдать» указать Ф.И.О. работника, который получает оплату от лица организации.
Если же наименование фирмы необходимо обязательно указать, то лучше всего сделать надпись следующего рода: «ООО Компания через Иванова И. А.». В графе «Приложение» нужно отметить реквизиты доверенности на получение средств.
Расходный ордер может выписываться для сдачи денежных средств в банк. Во время этой операции нельзя в графе «Выдать» указывать слова «Выручка», «В банк» либо аналогичные фразы.
При сдаче наличности нужно в РКО записать Ф.И.О. работника, который выполняет данную операцию, а в качестве основания проставить данные об объявлении на внесение наличных.
Кто занимается заполнением журнала регистрации
Как правило, заполняет журнал кассир либо назначенный сотрудник бухгалтерии, знающий правила заполнения, назначенные руководителем организации. Данное лицо является материально ответственным, о чем с ним заранее составляется договор. Неграмотное ведение, ошибки в журнале регистрации ПКО и РКО, которые выявляются аудитором влекут за собой привлечение к административной ответственности (ст.15 п.1 КоАП РФ).
Правила ведения журнала подразумевают внесение точных записей в поля, заполнение которых обязательно.
Положение ФЗ «О Центральном Банке РФ» №86, ст. 34 от 10.07.2002 г. поручает Банку России упорядочивание кассовых операций, проводимых юридическими лицами и предпринимателями. Тем самым, данный ФЗ устанавливает унифицированные правила, обязательные для исполнения перечисленными лицами.
Существует понятие кассового лимита для любого предприятия. Размер его определяет Центробанк — он также согласуется в индивидуальном порядке с начальством организации. Денежная сумма, превышающая установленный лимит, подлежит хранению в банке.
Стоит рассмотреть немного подробнее, что же такое приходные и расходные ордеры, которые подлежат регистрации.
Основные правила заполнения и применения
Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств. Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными.
Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г.
Рассмотрим главные правила оформления РКО.
Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:
- на главного бухгалтера — в случае наличия в штате;
- на кассира предприятия;
- на руководителя/ ИП – в случае отсутствия в штате вышеуказанных должностей.
Какой день указать в поле «Дата составления» РКО
Этот вопрос возникает, если зарплата выдается в течение нескольких дней. В Указании № 3210-У прямо сказано, что РКО составляется на фактически выданные сумм ыабз. 4 п. 6.5 Указания . Следовательно, дата составления РКО — это дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты. Это правило объясняется тем, что заранее неизвестно, все ли работники придут в кассу за зарплатой, следовательно, нельзя предсказать, какая сумма будет выдана.
В некоторых организациях ставят дату 1-го дня выдачи зарплаты (1-й день срока, указанного в ведомости), так как считают, что расходным ордером оформляется поручение директора выдать зарплату наличными, а не перечислить ее на счета работников. Однако это неверно. Таким поручением служит сама расчетно-платежная или платежная ведомость, подписанная директором, а безналичную зарплату перечисляют на основе расчетной ведомост иУказания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Платежная ведомость), утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . К тому же с 1 июня прошлого года подпись директора в РКО не обязательна.
Образцы заполнения бланков РКО
При выплате заработной платы группе сотрудников оформляется один бланк РКО. В случае когда основание получения отличается у разных сотрудников, целесообразнее оформить разные РКО.
Из кассы предприятия выдаются деньги для сдачи в кассу обслуживающего банка. В таком случае деньги в банк отправляются с кассиром либо сдаются службе инкассации. РКО в этом случае может выглядеть следующим образом.
Если материальная помощь оказывается одному лицу, то оформлять платёжную ведомость необязательно. Достаточно подписи в бланке РКО. Допускается оформление выдачи материальной помощи группе лиц по одному РКО, для чего необходимо обязательное оформление платёжной ведомости.
Расходный кассовый ордер (КО-2) — необходимый документ для правильного ведения кассового учёта. Правильно заполненный бланк поможет вам не только найти возможные недочёты в организации денежного оборота, но и снизит риск наказания во время проверки контролирующими органами.
На любом предприятии нельзя просто так получить или внести деньги в кассу – этот факт обязательно должен быть зафиксирован документально. Кассовые операции по выдаче наличности внутри компании обычно оформляются расходным кассовым ордером, или РКО. Это первичный бухгалтерский документ, который заполняется по унифицированной форме КО-2.
Все кассовые операции на предприятиях должны производиться с соблюдением кассовой дисциплины. Это означает, что кассир может выдать расходную сумму только тому лицу, чьё имя указано в ордере. Идентификация личности получателя проводится по паспорту или другому документу. В организациях допускается получение денег по служебным удостоверениям, если на них есть фотография и подпись владельца.
Бывают случаи, когда лицо, для которого предназначены деньги, не может получить их лично, а поручает это сделать по доверенности. Тогда фамилия, имя и отчество доверенного лица указываются в графе «Выдать» после данных доверителя. При этом доверенность будет обязательным приложением к РКО, и ее реквизиты заносятся в поле приложений.
Расходный кассовый ордер — документ, относящийся к категории первичных. Поэтому при его заполнении нужно четко следовать установленным правилам, нарушение которых может даже привести к штрафу. По какой форме нужно составлять РКО, как правильно его заполнить и где найти образец, узнайте из нашей статьи.
Когда можно обойтись без ведомости, а когда — нельзя
Если зарплату в кассе получает только один работник или у вас в организации вообще мало работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику. Это не будет нарушением, потому что выдача зарплаты по РКО предусмотрена в Указании № 3210-У наряду с выдачей по ведомостип. 6 Указания.
Но тогда расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам — с указанием ф. и. о. и паспортных данных работника и получением его подписи. Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.
Составить ведомость на единственного работника тоже можно, если вам так по какой-то причине удобнее. Тогда работник должен расписаться только в ведомости, а в составленном на ее основании РКО он свою подпись уже не ставит.
Вместе с тем есть случай, когда без ведомости не обойтись, — если работник по какой-то причине не пришел за зарплатой в дни ее выдачи. Ведомость с записью «Депонировано» напротив фамилии этого работника служит:
- лишним доказательством того, что невыдача зарплаты в установленный срок произошла не по вине работодателя. Напомним: за нарушение срока выплаты зарплаты предусмотрены административный штрафч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и выплата работнику компенсации за каждый день задержкист. 236 ТК РФ.
В ТК отдельно оговорено, что названная компенсация подлежит выплате, даже если в задержке работодателем выплаты зарплаты нет его виныст. 236 ТК РФ. Однако это правило не работает, если работник сам не пришел за зарплатой, при условии что на начало и на конец дня выдачи в кассе была необходимая сумма и деньги были подготовлены к выдаче по ведомости, подписанной директором. Ведь в этом случае уже нельзя говорить о том, что зарплату задержал работодатель;
- основанием для проводки по дебету счета 70 и кредиту счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам»;
- обоснованием того, что НДФЛ с зарплаты уплачен вовремя, а не досрочно.
Напомним: отправить в бюджет НДФЛ налоговый агент должен в день получения в банке денег на выдачу зарплатыпп. 4, 6 ст. 226 НК РФ. Но если кто-то из работников не пришел за деньгами, то без ведомости с надписью «Депонировано» нет подтверждения того, что снятые со счета деньги предназначались именно для выдачи этому работнику зарплаты. Тогда в случае проверки налоговики могут расценить перечисленный в бюджет НДФЛ как ошибочный платеж работодателя в бюджетПисьма ФНС от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@, от 25.07.2014 № БС-4-11/14507@, так как уплата налога за счет средств налогового агента запрещенап. 9 ст. 226 НК РФ. И оштрафовать организацию по ст. 123 НК за то, что НДФЛ не был уплачен тогда, когда опоздавший работник наконец пришел за зарплатой.
Что делать, если вы выдали зарплату присутствующим работникам по «персональным» РКО без составления ведомости и после этого выяснилось, что один работник за зарплатой не пришел? Тогда платежную ведомость придется составлять только на одного этого работника. Это необычно, но нарушения в этом никакого нет.
Расходный кассовый ордер (форма КО-2) в 2019 году
В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).
В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.
Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
Обратите внимание
В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).
В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2019). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.
- Блок «Дебет»:
- В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
- В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:
- 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
- 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
- 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
- 71 – расчеты с подотчётными лицами;
- 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
- 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.
Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.
В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).
В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.