Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила использования кассовых аппаратов для ИП на УСН в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Начиная с июля 2023 года в обороте применяются преимущественно электронные кассовые чеки. Подотчетные лица, приобретающие в интересах предприятия товары или услуги за наличные средства, должны прилагать к отчету распечатанные электронные кассовые документы. Предусмотрена проверка подлинности чеков. При возникновении сомнений официальный сайт ФНС позволяет воспользоваться сервисом «Проверка чека».
Учет ограничения по расчетам наличными
ИП, участвующий в расчетах с юридическим лицом или другим ИП, должен соблюдать предельное ограничение по сумме.
| Условие ограничения | Особенности применения | Дополнения |
| Размер установленного лимита | 100 тысяч рублей (величина, установленная ранее в 2014 году, продолжает действовать в 2023 году) | Ограничение не распространяется на выплаты физическим лицам |
| Документальное оформление лимита путем заключения договора. При отсутствии договора лимит определяется по отгрузочным накладным | Лимит применяется в рамках одного договора. При использовании однотипных договоров сохраняется риск штрафа | При заключении дополнительных договоров размер ограничения распространяется на все соглашения |
| Срок действия договора для определения лимита | Не ограничивается календарными рамками | Пролонгация договора должна быть указана |
При совершении безналичной оплаты по договору на сумму более 100 тысяч рублей дальнейшие выплаты наличными деньгами признаются нарушением предельного лимита.
Преимущества онлайн-кассы
Среди преимуществ использования онлайн-касс:
- Быстрая передача данных: касса отправляет данные в ОФД и получает подтверждение операции всего за 3 секунды;
- Прозрачность расчётов: клиент может проверить любой чек по QR-коду
- Защита информации: фискальные данные хранятся на защищенном накопителе, их невозможно скорректировать;
- Упрощенная процедура подключения: можно зарегистрировать ККТ удалённо, некоторые современные модели продаются с предустановленным кассовым ПО;
- Управление бизнес-процессами: многие ОФД предлагают инструменты для автоматизации бизнеса в личном кабинете пользователя. Функционал «умных» касс можно расширить приложениями из маркетплейса устройства.
или фискальному признаку и сумме;
Какова средняя стоимость касс?
Стоимость зависит от множества факторов. Самые простые бюджетные модели могут стоить 5-10 тысяч, а полноценные наборы оборудования стоить сотни тысяч рублей. Все зависит от характеристик и функционала. На стоимость также влияет, входит фискальный регистратор в комплект или нет.
Чем выше производительность устройства, богаче функционал программного обеспечения, если в комплект входят дополнительные функции и сервисы, — все это отражается на количестве денег, которое придется заплатить.
| Вид ККТ | Стоимость, руб. |
| Средний смарт-терминал | от 15 000 |
| Мобильная касса с эквайрингом | от 20 000 |
| Фискальный регистратор простой | от 5000 до 15 000 |
| Средний фискальный регистратор | от 20 000 |
| Автономная кнопочная касса | от 5000 до 13 000 |
| POS система | от 40 000 |
Упрощенная система применяется многими субъектами малого предпринимательства из сферы услуг и торговли. Она практически не имеет ограничения по видам осуществляемого бизнеса (есть исключения, но их немного) и работает во всех регионах России. Это выгодно отличает УСН от покупки патента, которая подходит не для любой деятельности и вводится на уровне региона или муниципального образования.
Существенный минус УСН был связан с онлайн-кассами. Когда власти решили, что каждый должен установить современный кассовый аппарат, для ИП на патенте и субъектов на ЕНВД предусмотрели отсрочку. Ее срок зависел от деятельности (торговля или услуги), а также наличия работников. А вот ИП и предприятия малого бизнеса, которые применяют упрощенную систему, первоначально такой отсрочки не получили. Они были обязаны перейти на ККТ в общие сроки:
- с 1 июля 2017 года – если они работают в торговле;
- с 1 июля 2018 года – если оказывают услуги населению, выдавая типографские бланки строгой отчетности (БСО), но параллельно принимают платежи через интернет;
- с 1 июля 2019 года – если они занимаются оказанием услуг только по БСО.
6 июня 2019 года был принят закон № 129-ФЗ, которым законодатели предоставили предпринимателям отсрочку от применения кассовой техники до 1 июля 2021 года. Ее получили все предприниматели (в том числе ИП на УСН) без работников, при условии, что они:
- занимаются оказанием услуг или выполнением работ;
- продают то, что делают собственными руками.
Освобождение для некоторых местностей
Не применяют кассовые аппараты ИП на УСН, которые ведут деятельность в отдаленных и труднодоступных местах. Списки таких населенных пунктов составляются властями региона. Таким образом, бизнес-субъектам из сельской местности для решения вопроса о том, нужен ли кассовый аппарат, следует узнать статус своего поселения. Быть может, оно признано труднодоступным – тогда можно не применять ККТ.
Вместо чека в таком случае по требованию покупателя следует выдать любой документ, сформированный на компьютере или выписанный от руки. В нем отражается порядковый номер и большинство реквизитов, которые должны быть в кассовом чеке. В том числе дата, время и адрес расчета, наименование продавца и его ИНН, система налогообложения, признак расчета (например, приход или возврат), наименование товара, его сумма и другие. Документ нужно учитывать в специальном журнале по номеру и дате расчета.
Также сделано послабление для тех, кто располагается в местностях, отдаленных от сетей связи. Это не такие труднодоступные места, куда сложно поставить технику, но там нет интернета. Онлайн-касса для ИП на УСН из такого населенного пункта нужна, но применять ее можно в автономном режиме, то есть без передачи данных в ФНС. Однако они должны сохраняться на фискальном накопителе. Аналогичные правила прописаны для тех, кто располагается на территории военных, охраняемых некоторых иных объектов.
Таблица отсрочки по онлайн-кассам
|
Каким ИП можно не торопиться с обновлениями (без наемного персонала) |
До какого срока действует |
|
Реализующим товары собственного производства |
До 1 июля 2021 года |
|
Выполняющим услуги |
|
|
Предлагающим работы |
Частные случаи необходимости применения онлайн-кассы на УСН
Даже если предприниматель или организация, выбравшие в качестве режима налогообложения “упрощенку”, имеют право на отсрочку или на неприменение онлайн-ККТ вовсе, в определенных случаях приобрести аппарат все же придется:
- Оплата товаров, услуг или работ наличкой или в форме безналичного расчета.
Все предприятия и бизнесмены, вне зависимости от наличия или отсутствия наемной рабочей силы, обязаны применять электронные кассы уже сейчас, если сами производят оплату за работы, товары или услуги другим контрагентам.
К примеру, юридическое лицо заказало у бизнесмена консультационные услуги, и последний получил оплату в кассе предприятия. В таком случае, организация обязана оформить кассовый чек.
- Авансы.
Нужна ли онлайн-касса для УСН, если аванс платится в адрес юридического лица или ИП через систему “клиент-банк”? Ответ – нет, не нужна, при оплате другим способом необходима.
Нюанс – ч. 4 ст. 4 ФЗ № 192 регламентирует, что применение ОК при зачете и возврате авансов не обязательно вплоть до наступления Даты № 1.
- Выдача займов.
Если предприятие или предприниматель погашает займ, выданный на оплату товаров, работ или услуг, оформление кассового чека является обязательным. Применять ККТ не нужно только в случае, если:
- займодавец – ИП или ООО;
- плюс оплата происходит через систему “клиент-банк”.
- Осуществление торговли через вендинговые автоматы.
В силу ч. 11 ст. 7 ФЗ № 290, все предприятия и предприниматели, осуществляющие торговлю через вендинговые автоматы, обязаны приобрести и поставить на учет ККТ до 1 июля 2018 года.
Единственная категория налогоплательщиков, которой предоставлено право отсрочки – предприниматели без наемной рабочей силы. Таковые могут не покупать кассу вплоть до начала 3-го квартала 2019 года.
Обращаем внимание, что, согласно поправкам, вступившим в силу с 3.06.16, ККТ не потребуется при торговле:
- питьевой водой в розлив через торговые автоматы;
- любыми видами товаров через механические торговые автоматы, принимающие оплату исключительно в виде монет.
- Деятельность в труднодоступных и отдаленных регионах.
Если юридическое лицо или предприниматель ведут деятельность в отдаленных районах субъекта РФ, то применять электронную ККТ не обязательно (ч. 3 ст. 2 Закона).
Данная “льгота” действует только в случае, если:
- налогоплательщик не использует автоматические устройства для расчетов с покупателями (кроме автоматов с питьевой водой в розлив);
- налогоплательщик не торгует товарами, облагаемыми акцизами (ч. 8 ст. 2 Закона).
В противном случае перейти на ОК нужно:
- с 1.07.18 онлайн-касса для ИП на УСН потребуется всем налогоплательщикам, не имеющим право на вышеуказанную “льготу”, кроме ИП без персонала;
- с начала 3-го квартала 2019 года потребуется, в том числе, если он без персонала.
Административная ответственность за неприменение ККТ
Согласно 54-ФЗ оплата от покупателей за товар должна проходить через кассовый аппарат. Такое требование касается юридических лиц и предпринимателей. При этом какую кассу — облачную или стационарную — должен использовать ИП или ООО зависит от направления деятельности.
Сроки штрафа за неприменение ККТ начинают исчисляться с момента нарушения законодательства и составляют один год.
Если владелец бизнеса или его сотрудники нарушают нормы 54-ФЗ, им грозит административная ответственность. Причем размеры взысканий за отсутствие онлайн-кассы и неприменение ККТ разные. Несоблюдение требований законодательства в этой части регулируется ст. 14.5 КоАП РФ. Так, предприниматели могут быть оштрафованы в следующих ситуациях:
- использование ККТ без учета требований ФНС;
- отсутствие цифровой онлайн-кассы;
- неприменение контрольно-кассовой техники;
- непредоставление чека клиенту в том числе и электронного;
- другие ситуации неправильного использования кассовой техники.
Какие взыскания предусмотрены за неправильное использование ККТ
Обязательным является применение ККТ, если осуществляется торговля или оказываются услуги, связанные практически с любым видом коммерческой деятельности. Если даже ИП или организация установила кассовый аппарат, но использует его некорректно, нарушители также понесут административную ответственность.
- Так, за использование онлайн-кассы, не соответствующей нормам 54-ФЗ, ИП и руководители обязаны внести в госбюджет от 1,5-3 тысяч рублей.
- Предприятия за аналогичное нарушение штрафуют на сумму до 10 тысяч рублей.
- Такой же размер взыскания предусмотрен ИП и организациям за несвоевременное предоставление отчетных документов в ФНС и неправильное указание в них системы налогообложения: до 3 и до 10 тысяч рублей соответственно.
Проверки по онлайн-кассам
Согласно Федеральному закону от 11.06.2021 № 170-ФЗ, начиная с 1 марта 2022 года на территории нашей страны действуют новые правила контрольных проверок онлайн-касс. Законодатели внесли поправки с ст.7 54-ФЗ. Таким образом, проверки ККТ теперь регламентируются Федеральным законом от 31.07.2020 № 248-ФЗ.
Те, кому нужно купить онлайн кассу, в настоящее время должны принимать к сведению новые правила проведения проверок. Перечислим основные из них:
- Ограничен предмет проверок. Контролирующие мероприятия теперь больше направлены на изучение полноты учеты выручки юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, ориентированы на защиту прав потребителей и призваны обеспечить установленный регламент оборота товаров и корректную уплату налогов.
- Новый порядок организации и осуществления государственного и муниципального контроля. Начиная с 1 марта 2022 года были упразднены плановые проверки бизнеса. С 1 января 2023 года будут проводиться только внеплановые проверки. При этом о проведении процедур контроля владельца бизнеса оповещать заранее не будут.
- Проверки по онлайн-кассам могут проводиться не только по мету нахождения ИП или юрлица или в точке продаж, но и в жилых помещениях (подп. б п. 1, подп. а п. 2, п. 3 ст. 60 Закона № 170-ФЗ).
- Те, кому нужно купить онлайн кассу, могут узнать о разновидностях контрольных проверок по кассовым аппаратам и частоте их проведения, воспользовавшись ресурсом Федеральной государственной информационной системы «Единый реестр контрольных (надзорных) мероприятий (ФГИС ЕРКНМ)» (согласно Постановлению Правительства от 16.04.2021 года № 604).
К числу проверок, которые может проводить налоговая служба относятся:
- контрольная закупка;
- документарная проверка;
- наблюдение за соблюдением требований законодательства;
- выездное обследование;
- выездная проверка.
При этом ФНС также может провести и кассовую проверку.
Дополняем авансовый отчет товарным чеком
Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Товарный чек можно сделать приложением к АО, если он подтверждает факт заключения договора и факт совершения платежа (ст. 493 ГК РФ, письма Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653, от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).
Для товарного чека законодательно не утверждена какая-либо форма, но есть требования к реквизитам. Он должен содержать:
- порядковый номер, дату составления;
- название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
- ИНН поставщика;
- перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
- сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
- должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.
Как правило, товарный чек содержит полную делализацию оплаченных ТМЦ, значит, дополнять его накладной не требуется.
Можно ли учесть расходы на покупку товаров для налога на прибыль, если приложенный к авансовому отчету товарный чек имеет пороки, например, в нем отсутствует номер? Ответ на этот вопрос от экспертов-практиков вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Возможны ситуации, когда сотрудник приобретает необходимые товары (работы, услуги), передает их организации, но по каким-либо причинам не может подтвердить расходы документально. Это может быть и забывчивость работника, которая выразится в том, что он просто не взял документы, либо их утрата, – причины потери могут быть разными, при этом отсутствие документов не является основанием для того, чтобы не отчитываться по потраченным суммам.
Касса при УСН «Доходы»: принцип работы, отчетность
ККТ нового поколения — это инструмент, созданный для обеспечения контроля со стороны ФНС в сфере оборота товаров и услуг. Введение онлайн-касс призвано заменить устаревшие алгоритмы ведения документации и отчетности.
Проверки онлайн-касс возобновят с 2023 года
С января отменяется мораторий на проверку кассовых аппаратов. Налоговый инспектор сможет проверить бизнес в любое время по собственной инициативе или по сообщению о нарушении регламента работы с кассой. Налоговая штрафует за нарушения:
- если не выдать бумажный чек — на 2000 рублей;
- если касса не пересылает чеки оператору фискальных данных — на 10 000 рублей;
- если нарушены правила маркировки — на 300 000 рублей.