Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать коэффициент использования рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Анализ фонда рабочего времени необходим для установления наиболее эффективной стратегии развития компании. Чем более эффективной будет стратегия, тем большей производительности работников можно добиться. Анализ предполагает наблюдение за рабочими процессами. Главная его цель – сокращение потерь времени. Для того чтобы сократить простои, нужно определить, чем именно они вызваны. Именно для этого и нужно наблюдение за работой сотрудников.
Коэффициент использования рабочего времени — формула
Формула для определения данного показателя за рабочий день выглядит следующим образом:
Кирв (час.) = Tф/Tу,
где Tф – фактическое время, которое было отработано рабочим за день;
Tу – установленная продолжительность рабочего дня.
То есть реально потраченное с пользой время соотносится с тем временем, которое, в теории, должно быть потрачено с пользой.
Чтобы высчитать коэффициент за определенный период, отличный от рабочих суток (месяц, квартал, полугодие и так далее), нужно использовать следующую формулу:
Кирв (дн.) = Дф/Дн,
где Дф – количество дней, которые были реально отработаны работником за отдельно взятый период. То есть дни, когда у него не было выходного, отпуска, праздничного, прогула или отгула по болезни.
Дн – это количество дней, которые нужно было отработать работнику, чтобы достичь установленного параметра за данный промежуток времени.
Чтобы расчитать универсальный коэффициент в процентах, можно использовать такую формулу:
Кирв = Кирв (дн.)*Кирв (час.)*100
Такой график работы вызывает много вопросов. По нему несколько сложнее проводить анализ. Однако есть ситуации, когда нет альтернативного выхода. Например, если продолжительность буднего дня превышает норму, прописанную в Трудовом кодексе. Таким образом функционируют рестораны и многие другие заведения. Данный распорядок необходим и когда оборудование задействовано круглосуточно.
При приеме в штат нового сотрудника, этот тип занятости уже обозначен в контракте. Сложнее, если нужно перевести на сменный режим все предприятие или отдельных работников. Тогда алгоритм действий такой:
- руководитель издает соответствующий приказ;
- изменения отображаются в коллективном договоре;
- разрабатываются графики выхода на смену;
- оформление дополнительных соглашений, персонал уведомляется и дает согласие минимум за две недели;
- проводится ознакомление с распорядком.
При создании расписания нужно учитывать законодательные ограничения на предпраздничные дни и продолжительность смены для отдельных категорий граждан.
Коэффициент использования рабочего времени: формула
Коэффициент использования рабочего времени – это величина, которая используется для определения фактического времени, затраченного на работу по отношению к установленной норме.
|
Коэффициент использования рабочего времени |
= |
средняя фактическая продолжительности рабочей смены |
/ |
средняя установленная продолжительность |
Какие задачи позволяет решать проведение анализа эффективности трудозатрат
Анализ показателей использования рабочего времени – это не просто сумма расчетов и некий числовой вывод по соотношению численности кадров и их производительности в течение трудового дня, а также по часам в соответствие с табелем и планом. Такие данные по работникам можно получать год за годом и никак не использовать их на предприятии. Реально анализ затрат рабочего времени – это комплексный метод, который позволяет понять следующее:
- насколько эффективно каждый сотрудник использует часы, отведенные по табелю на исполнение им его должностных обязанностей;
- каковы объемы потерь производительности (за час, день, год) и что стало причиной просадки количественных показателей в реализуемом плане;
- как те или иные факторы в работе предприятия влияют на повышение/снижение численности выпуска продукции сейчас и в перспективе;
- сколько сотрудников реально нужно для выполнения плана, какую их часть есть возможность высвободить из производства для снижения количества затрат.
Польза расчета коэффициента рабочего времени
Практическая польза расчета коэффициента использования рабочего времени заключается в возможности проанализировать, сколько времени было затрачено на полезные действия, а сколько потрачено неэффективно.
Расчет коэффициента может быть полезен как управленцу субъекта для принятия мер в отношении координирования и контроля своих сотрудников, так и отдельно взятым работникам для увеличения собственной продуктивности.
Главная цель вычисления показателя – дальнейшее уменьшение количества времени, затрачиваемого на выполнение полезного действия и, как следствие, увеличение количества полезных действий за определенный промежуток времени, а также уменьшение времени, которое тратится непродуктивно.
Статистические показатели использования рабочего времени
Рабочее время
есть часть календарного времени, затрачиваемого на производство продукции или выполнения определенного вида работ. Для характеристики его использования применяют специальные показатели. Исходным служит показатель
календарного фонда времени
– число календарных дней месяца, квартала, года, приходящегося на одного рабочего или коллектива рабочих. Например, календарный годовой фонд времени одного рабочего равен 365 (366) дням, а коллектива из 1000 рабочих — 365000 (366000) чел.-дней. Структура календарного фонда рабочего времени представлена на рис.3.
При учете рабочего времени основными единицами являются человеко-час и человеко-день. На практике применяются и более крупные единицы времени, такие, как человеко-месяц и человеко-год, но они эквивалентны показателям среднесписочного числа работников за соответствующие периоды.
Отработанным человеко-часом
является один час работы работника на своем рабочем месте. Отработанным
человеко-днем
считается явка работника на работу и тот факт, что он приступил к работе независимо от продолжительности рабочего времени.
Человеко-дни явок на работу
– это фактически отработанные человеко-дни и человеко-дни целодневных простоев.
Человеко-дни неявок на работу
– это дни невыхода на работу по уважительным или неуважительным причинам.
Рис.3. Структура календарного фонда рабочего времени
Табельный фонд рабочего времени
определяется вычитанием из календарного фонда времени человеко-дней праздничных и выходных.
Максимально возможный фонд рабочего времени
равен календарному фонду за исключением числа человеко-дней ежегодных отпусков и человеко-дней праздничных и выходных.
На основании абсолютных показателей рабочего времени в человеко-днях исчисляются относительные показатели, характеризующие степень использования того или иного фонда времени.
Коэффициент использования календарного фонда времени
:
.
Этот коэффициент используется для анализа и сопоставления степени использования рабочего времени на уровне предприятий, отраслей и экономики в целом.
Коэффициент использования табельного фонда времени
:
.
Этот коэффициент целесообразно применять для сопоставления уровней использования рабочего времени при межотраслевых сопоставлениях.
Коэффициент использования максимально возможного фонда времени
:
.
Коэффициент использования максимально возможного фонда времени характеризует степень фактического использования того времени, которое максимально могли отработать рабочие предприятия.
Для оценки использования рабочего времени рассчитывается коэффициент использования рабочего периода
, который равен:
,
где — среднее число дней, отработанных одним работником за период;
— число дней, которые должен был отработать один работник за период по режиму работы предприятия.
Среднее число дней, отработанных одним работником, определяется как отношение общего числа отработанных человеко-дней к среднесписочной численности работников.
Классификация элементов национального имущества по экономическому значению:
1) основные фонды;
2) материальные оборотные средства и запасы;
3) домашнее имущество населения (материальные блага потребительского назначения в домашних хозяйствах населения, имеющие длительный срок использования).
В соответствии с Общероссийским классификатором форм собственности (ОКФС) выделяют материальные ценности, находящиеся в:
1) государственной собственности;
2) муниципальной собственности;
3) собственности общественных объединений;
4) смешанной российской собственности;
5) иностранной собственности;
6) смешанной российской собственности с иностранным участием.
Группировка национального богатства и его элементов по территориальному признаку дает представление о характере размещения и уровне использования национального богатства по территориальным единицам.
При расчете показателя национального богатства по методологии СНС очень важным является понятие экономических активов.
Экономические активы – это находящиеся в индивидуальной или коллективной собственности объекты, от владения или использования которых собственники могут извлекать экономические выгоды. Все экономические активы делятся на два основных класса: финансовые и нефинансовые активы.
Финансовые активы являются в значительной своей части финансовыми требованиями. Финансовые требования и обязательства возникают из договорных отношений между институциональными единицами, когда одна единица предоставляет средства (капитал) другой единице.
В состав финансовых активов входят:
1) монетарное золото;
2) специальные права заимствования;
3) наличные деньги (валюта);
4) ценные бумаги (кроме акций) и др.
Нефинансовые активы – это объекты, находящиеся во владении институциональных единиц и приносящих им реальные либо потенциальные экономические выгоды в течение определенного периода в результате их использования или хранения. Нефинансовые активы делятся на произведенные и непроизведенные.
Произведенные нефинансовые активы – это активы, являющиеся результатом процесса производства. К числу произведенных финансовых активов относятся основной капитал, материальные оборотные средства и ценности.
Непроизведенные финансовые активы – это активы, не являющиеся результатом процесса производства. Они либо созданы природой, либо являются результатом юридических или учетных действий. Эти активы делятся на материальные и нематериальные.
Материальные непроизведенные активы – это земля, богатства недр, невыращиваемые биологические и водные ресурсы, вовлеченные в экономический оборот.
Нематериальные непроизведенные активы – документы, дающие право их владельцам заниматься какой-либо конкретной деятельностью, недоступной другим хозяйственным единицам (патенты, авторское право, договоры об аренде и др.).
Оплата труда наемных работников состоит из двух основных компонентов:
1) заработная плата;
2) отчисления работодателей на социальное страхование.
Заработная плата включает в себя все виды заработков, начисленных в денежной или натуральной форме, независимо от источника финансирования, а также денежные суммы, начисленные работникам в соответствии с законодательством за непроработанное время.
Отчисления на социальное страхование – это отчисления, которые осуществляются работодателями с целью обеспечения наемным работникам в будущем права на получение социальных пособий.
Социальные пособия – это выплаты, которые осуществляются органами государственного страхования, государственными и негосударственными пенсионными фондами, страховыми учреждениями, работодателями домашним хозяйствам при наступлении определенных обстоятельств, которые приводят к снижению доходов и благосостояния домашних хозяйств.
Различают фактические и условно исчисленные отчисления работодателей на социальное страхование:
1) фактические отчисления на социальное страхование – это платежи, осуществляемые работодателями третьей стороне, т. е. организациям социального страхования. Эти платежи представляют собой основной источник средств для выплат населению пенсий, пособий, финансирования расходов на лечение и отдых работников;
2) условно исчисленные отчисления на социальное страхование – это аналог социальных пособий, выплачиваемых работодателями непосредственно их работникам, бывшим работникам или их иждивенцам, имеющим на это право, за счет своих средств без привлечения третьей стороны.
Налоги на производство и импорт – это обязательные безвозмездные невозвратные платежи, которые взимаются органами государственного управления с производственных единиц в связи с производством и импортом товаров и услуг или использованием факторов производства.
В составе налогов на производство и импорт выделяют налоги на продукты и другие налоги на производство.
Другие налоги на производство – это налоги, связанные с использованием факторов производства, а также платежи за лицензии и разрешение заниматься какой-либо производственной деятельностью или другие обязательные платежи, уплата которых необходима для деятельности производственной единицы.
Субсидии на производство и импорт – это текущие безвозмездные невозвратные платежи, которые государство производит предприятиям в связи с производством, продажей или импортом товаров и услуг или использованием факторов производства для проведения определенной экономической и социальной политики.
В составе субсидий на производство и импорт выделяют субсидии на продукты и другие субсидии на производство.
Другие субсидии на производство – это субсидии, которые предприятия получают от органов государственного управления в связи с использованием факторов производства.
Валовая прибыль и валовые смешанные доходы – это часть валовой добавленной стоимости, которая остается у производителей после вычитания расходов, связанных с оплатой труда наемных работников и уплатой налогов на производство и импорт.
Контроль за расходованием рабочего временит на любом предприятии является обязательной функцией менеджмента руководства, который имеет ряд своих особенностей, в отличие от функций финансового или материального контроля и учета.
Такие особенности связаны с тем фактом, что рабочее время невозможно увеличить выше нормативного значения, которое, как правило, установлено Трудовым кодексом РФ или правилами трудового распорядка предприятия. Рабочее время не может быть компенсировано за счет снижения цен, так как оплата труда также достаточно жестко регламентируется.
По этой причине время работы, которое есть, должно максимально эффективно использоваться.
Так как персонал является одним из важнейших ресурсов компании, то он всегда должен быть доступен для распоряжений, касающихся производственного процесса предприятия, всегда должен находиться в надлежащем рабочем состоянии. В противном случае итоговые показатели компании (прибыльность, рентабельность) будут снижаться.
Оценка использования времени работы сотрудников позволяет получать всем звеньям руководства точную и полную информацию об использовании важнейшего ресурса предприятия, а также о рабочей активности сотрудников.
Что находится в приоритете
В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.
Тайм-менеджмент – это словосочетание, которое многим людям вообще ни о чем не говорит. Поэтому мы несколько упростим его и разъясним, что оно включает в себя организацию рабочего времени и повышение эффективности его использования.
Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:
- В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
- Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
- Растет уровень результативности каждого работника;
- Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.
Планирование времени работы.
Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.
Рассмотрим процесс планирования пошагово.
Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.
Всю информацию вы все равно в голове не удержите, а вот что-то важное вполне можете забыть. Поэтому записывайте.
Постановка приоритетных задач.
Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.
Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:
- Срочные и важные;
- Срочные и неважные;
- Несрочные и важные;
- Несрочные и неважные.
Таким образом, все задачи каждый день будут перед глазами и вы будете видеть, что нужно сделать в первую очередь, а что можно перенести на пару часов, а может и дней.
Постановка целей.
Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.
В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?
- Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
- Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
- Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.
Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.
Закон Парето.
Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.
Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы
Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами. Поэтому уделим им особое внимание.
Стрессовое состояние.
Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.
Состояние усталости.
Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.
Соцсети.
Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.
Сотовый телефон.
Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.
Режим многозадачности.
Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.
Чувство скуки.
Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.
Чувство голода.
Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.
Коэффициенты использования фондов времени
Использование рабочего времени характеризуется системой показателей — коэффициентами использования фондов времени (календарного, табельного и максимально возможного), коэффициентами использования рабочего периода и рабочего дня, интегральным коэффициентом использования рабочего времени.
Исходным служит показатель — календарный фонд рабочего времени — число дней определенного календарного периода (месяца, квартала, года и т. д.), приходящегося на одного работника или на совокупность работников. Например, календарный годовой фонд времени одного работника равен 365 дням, а коллектива из 100 работников — 36500 человеко-дням. Календарный фонд рабочего времени рассчитывается как сумма числа человеко-дней явок и неявок на работу и отработанных и неотработанных человеко-дней.
Табельный фонд рабочего времени определяется вычитанием из календарного фонда времени человеко-дней праздничных и выходных.
Максимально возможный фонд рабочего времени (располагаемое время) представляет собой максимальное количество времени, которое может быть отработано в соответствии с трудовым законодательством. Величина его равна календарному фонду за исключением числа человеко-дней ежегодных отпусков и человеко-дней праздничных и выходных.
За месяц, квартал, год может быть исчислена фактическая средняя продолжительность рабочего времени, для чего соответствующий период делится на среднесписочную численность работников за этот же период.
Задача №131 (расчет коэффициента использования рабочего времени)
По материалам баланса рабочего времени (в мин.) рассчитать коэффициент полезного использования рабочего времени, потерь и возможного увеличения производительности труда при полном устранении этих потерь.
Исходные данные:
- Подготовительно-заключительное время (ПЗ) – 42 час.
- Оперативное время (ОП) – 530 час.
- Обслуживание рабочего места (ОБ) – 25 час.
- Технологические регламентированные перерывы (ПТ1) – 42 час.
- Простои по организационно-техническим причинам (ПТ2) – 59 час.
- Простои в связи с нарушением дисциплины (ПНД) – 32 час.
- Нерегламентированные перерывы (ПН) – 15 час.
- Время на отдых и личные надобности (ОТЛ) – ?
Цели изучения расходов рабочего времени
Анализируя использование рабочего времени, учитывают его потери в дни оплачиваемого и неоплачиваемого отпуска, болезни, прогулов и простоев. Причиной простоя может быть неисправность оборудования, прекращение подачи электроэнергии, предоставление дополнительных перерывов подросткам, инвалидам или кормящим матерям.
Основными целями являются:
- Анализ производительных и непроизводительных затрат рабочего времени;
- Расчет потерь рабочего времени, составление сравнительных таблиц с данными об отклонении фактических показателей от плановых;
- Выяснение причин сокращения ФРВ, выявление резервов для исправления положения;
- Выбор оптимального соотношения численности работников и затрат трудового времени. Данное соотношение должно обеспечить максимальное повышение производительности труда и выработки продукции;
- Расчет производительности труда;
- Разработка предложений по увеличению максимально возможного ФРВ и улучшению показателей деятельности предприятия.
Важным фактором, влияющим на показатели работы предприятия, является движение кадров (смена места работы внутри предприятия, повышение квалификационного разряда, увольнение, принятие новых сотрудников).
Для оценки перемещения кадров рассчитывают коэффициенты:
- Оборота по приему/уходу кадров – отношение числа принятых/уволенных сотрудников к общему числу (по списку на данный период);
- Замещения – соотношение между численностью принятых и уволенных работников;
- Постоянного состава – отношение количества сотрудников, проработавших на предприятии целый календарный год, к общему списочному числу работников;
- Текучести – результат деления числа уволенных сотрудников (по собственному желанию или инициативе работодателя) на списочное количество.
Заметное движение кадров говорит о необходимости изменения условий и графика работы, пересмотра размеров зарплат, использования методов поощрения достойных работников.
Затраты и потери рабочего времени
Чтобы решить вопрос о том, какие затраты относятся к потерям рабочего времени (учитывая и длительность перерывов на обед), необходимо провести условное разделение процесса труда на тот период, который непосредственно уделяется производству, а также на нерациональную часть, которая уходит впустую. Под второе понятие попадают те затраты, которые не направлены непосредственно на исполнение должностных обязанностей или улучшение их качества.
Однако нельзя относить к данной категории то время, которое предусмотрено распорядком дня. Чаще всего в такое определение включают следующие понятия:
- опоздания на работу и отлучки в процессе деятельности;
- наличие прогулов, уход с работы раньше установленного графика;
- простои по вине работника, перекуры;
- разговоры, если они не относятся непосредственно к трудовой деятельности.
К примеру обеденный перерыв никак не может являться нерациональным использованием, поскольку он регламентирован графиком и является правом сотрудника на отдых.
Нерациональный временной расход в труде может иметь различные причины, поэтому целесообразнее рассмотреть основные виды на отдельных примерах.